Auf Basis der Softwarelösung „SC-Manager“ des Softwareanbieters Simmeth System GmbH hat die EKK plus mit dem Lieferantenmanagement- und Informationssystem „LiMiS“ eine zentrale Plattform geschaffen, die Lieferantenmanagement, Wissensmanagement, Mitglieder- und Lieferantenkommunikation in einer App-basierten Portallösung effizient vereint.
Das EKK plus „LiMiS“ (Lieferantenmanagement- und Informationssystem)
Die EKK plus als Tochterunternehmen der GDEKK GmbH ist nach über 25 Jahren am Markt eine der größten und erfolgreichsten Einkaufsgemeinschaften im deutschen Gesundheitswesen: mit einem alljährlich vermittelten Umsatz von über 1,2 Milliarden Euro und spezialisiert auf Kliniken in öffentlich-rechtlicher Trägerschaft. Die Organisation verfügt aktuell über 56 Mitglieder in ganz Deutschland mit deren über 230 angeschlossenen Kliniken und Einrichtungen. Innerhalb ihrer verschiedenen Kompetenzzentren (Medical, Pharma, Medizintechnik, Labordiagnostik, Digitalisierung, Fort- und Weiterbildung) sowie mit einer hauseigenen Abteilung für EU-weite Ausschreibungen und Vergabeverfahren hat die EKK plus für ihre Mitglieder unter den dynamisch sich wandelnden Marktbedingungen im Gesundheitswesen ein breites Spektrum spezialisierter und hochqualifizierter Angebote geschaffen.
Auf Basis der Softwarelösung „SC-Manager“ des Softwareanbieters Simmeth System GmbH hat die EKK plus mit dem Lieferantenmanagement- und Informationssystem „LiMiS“ eine zentrale Plattform geschaffen, die Lieferantenmanagement, Wissensmanagement, Mitglieder- und Lieferantenkommunikation in einer App-basierten Portallösung effizient vereint.
Das Projekt „LiMiS“: Mehr als Lieferantenmanagement
Das Projekt „LiMiS“, ursprünglich bei der EKK plus mit den fachlichen Schwerpunkten Lieferantenbewertung und Risikobewertung zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) geplant, hat sich zu einer zentralen Informations- und Kommunikationsplattform für die der EKK plus angeschlossenen Gesundheitseinrichtungen und für die EKK plus selbst entwickelt, deren Nutzen in vielen operativen Bereichen von großer Bedeutung ist. Die Hauptanwender des Systems sind dabei insbesondere der Klinikeinkauf und der Pharma-Bereich bzw. die Apotheken der angeschlossenen Einrichtungen. Zudem haben die Lieferanten über ein separates Lieferantenportal Zugriff auf Teilbereiche des Systems.
Leska Kirchberg, verantwortliche Projektleiterin der EKK plus bestätigt: „LiMiS hat sich inzwischen zu einer umfassenden Informations- und Kommunikationsplattform für unsere Kliniken, die Lieferanten und unsere interne Organisation entwickelt und bildet einen wesentlichen Grundpfeiler unserer kundenseitigen IT-Systemlandschaft.“
Das zentrale Lieferanten-, Informations- und Wissensmanagement bietet zahlreiche Mehrwerte für die Mitglieder der Einkaufsgemeinschaft
Mit dem „LiMiS“ verfügt die EKK plus über eine zentrale Datenbank, in der alle relevanten Informationen z.B. zu Verträgen, Konditions- und Abnahmevereinbarungen, Zertifikaten, Ausschreibungsergebnissen, Bewertungen, Nachhaltigkeitsinformationen und Risikomanagement der Lieferanten verwaltet und überwacht werden. Die Mitglieder der EKK plus haben dabei jederzeit Zugriff auf alle relevanten Informationen und können sich einen schnellen Überblick über Änderungen und Neuigkeiten verschaffen.
Alle Informationen werden dabei in einer zentralen Lieferantenakte mit übersichtlicher Registerstruktur dargestellt. Neben den Registern stehen den Anwendern auch Ampelsysteme und Dashboards zur graphischen Visualisierung der Daten zur Verfügung.
Ein besonderes Feature: Spezielle Fachkenntnisse von Mitarbeitenden aus den Einkaufsabteilungen der Kliniken in den verschiedenen Warengruppen sind über das System mit den jeweiligen Kontaktinfos zur direkten persönlichen Vernetzung abrufbar. Zudem können die Teilnehmenden der Expertenkreise der EKK plus das System für den Datenaustausch nutzen.
Weitere Pluspunkte des Systems sind die umfangreiche Wissensdatenbank des Bereichs klinische Pharmazie und AMTS sowie das Seminar- und Tagungsportal, das den Mitgliedern Informationen zu den zahlreichen Veranstaltungen der EKK plus sowie Möglichkeiten zur Online-Anmeldung bietet. Ein Workflow-Wizard führt sie dabei Schritt für Schritt durch den Prozess. Getätigte Anmeldungen können dabei jederzeit eingesehen und nachträglich bearbeitet oder storniert werden.
Risiko- und Compliance-Management mit 360-Grad-Betrachtung
Das LiMiS verwaltet nicht nur die Daten der rund 500 Vertragspartner der EKK plus, sondern im Kontext des LkSG auch die Risikoanalyseergebnisse der aktuell rund 5.500 hauseigenen Lieferanten der angeschlossenen Gesundheitseinrichtungen, die im System in einer eigens entwickelten LkSG-Datenbank abgebildet sind.
Eine weitere Stärke des „LiMiS“ ist damit das integrierte Risiko- und Compliance-Management. Es kombiniert interne Bewertungen, Risiko- und Nachhaltigkeits-Informationen der EKK plus mit externen Daten. Im Kontext des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) beispielsweise die allgemeinen länder- und branchenspezifischen Risikoeinschätzungen des Nachhaltigkeitsdienstleisters EcoVadis. Durch eine automatische Schnittstelle werden diese externen Informationen in die Risk & Compliance Scorecard des Lieferantenmanagements integriert und mittels eigener Bewertungslogiken ergänzt, was eine umfassende Betrachtung ermöglicht.
Basierend auf diesen Grunddaten folgt eine stufenweise Risikoeskalation. Fällt der Nachhaltigkeitsscore eines Lieferanten unter einen kritischen Schwellenwert, wird das Risikomanagement der EKK plus aktiv, validiert das Ergebnis und initiiert schrittweise weitere Maßnahmen. In diesem Fall wird der Lieferant direkt kontaktiert und über einen vorbereiteten Workflow im Lieferantenportal um Stellungnahme gebeten. Der gesamte Prozess und sein Status wird transparent über ein Ampelsystem visualisiert.
Effiziente Zusammenarbeit mit Lieferanten
Auch für die Lieferanten bringt das „LiMiS“ Vorteile. Lieferanten werden von der EKK plus per Mausklick eingeladen, loggen sich ein, bestätigen Daten oder laden benötigte Dokumente, wie z.B. Zertifikate, hoch. Um den Lieferanten die Aufgabenverteilung intern zu erleichtern, können pro Lieferant bis zu fünf Anwender/innen im Portal angemeldet werden. Zudem ist die E-Mail-Kommunikation (EKK plus an Lieferanten) zentral über das Lieferantenportal möglich.
„LiMiS“: Ein dynamischer Prozess
Die EKK plus sieht in ihren Systemen und den darin unterstützten Prozessen keinen statischen Zustand, sondern einen dynamischen Prozess. Gemeinsam mit den Beratern der Simmeth System werden neue Anregungen der EKK plus kontinuierlich im Sinne der Anwender analysiert und in das LiMiS eingebunden.
Aktuell erfolgt beispielsweise die systemtechnische Optimierung der Lieferantenbewertung der EKK plus, um auch hier die Effizienz und Transparenz weiter zu steigern. Ebenfalls wird die Ausschreibungsapplikation um weitere Funktionen ergänzt.
Mit dem „LiMiS“ hat die EKK plus eine zentrale Plattform etabliert, die für den Einkauf, die Kliniken und die Lieferanten eine neue Ebene der Zusammenarbeit ermöglicht. Das System schafft nicht nur Transparenz, sondern vereinfacht und automatisiert zahlreiche Prozesse, was zu erheblichen Mehrwerten für alle Beteiligten führt!
