Lieferantenselbstauskunft: Vorlagen und rechtliche Hinweise

1. Lieferantenselbstauskunft – was ist das?

Die Lieferantenselbstauskunft ist eine systematische Selbstauskunft von Lieferanten, in der sie wesentliche Geschäftsdaten strukturiert bereitstellen. Dabei handelt es sich nicht nur um eine formale Abfrage, sondern um ein zentrales Instrument im Qualitätsmanagement – insbesondere nach den Vorgaben der ISO 9001 sowie der VDA-Anforderungen. (Siehe hierzu auch unsere „Übersicht: relevante Standards und gesetzliche Vorgaben zur Lieferantenselbstauskunft“ weiter unten im Text)

Durch die gezielte Erhebung von Informationen, etwa zu Zertifizierungen, Unternehmensstruktur oder Nachhaltigkeitsmaßnahmen, entsteht eine fundierte Entscheidungsbasis. Somit dient die Lieferantenselbstauskunft sowohl der Auswahl als auch der Bewertung und Risikoeinschätzung von Lieferanten. Sie ist daher ein unverzichtbarer Bestandteil einer ganzheitlichen Lieferantenbewertung und trägt maßgeblich zur Transparenz und Sicherheit in der Lieferkette bei.

2. Aufbau der Lieferantenselbstauskunft

Der Aufbau der Lieferantenselbstauskunft gliedert sich in mehrere inhaltlich aufeinander abgestimmte Abschnitte, die sowohl allgemeine als auch spezifische Informationen über den Lieferanten erfassen. Dadurch entsteht ein umfassendes Bild über die Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit und Nachhaltigkeit des potenziellen Geschäftspartners. Die einzelnen Bestandteile sind dabei logisch strukturiert, um eine effiziente Bearbeitung und Auswertung zu ermöglichen.

2.1. Lieferantenselbstauskunft Formular – Allgemeiner Teil

Im allgemeinen Teil des Formulars werden zunächst grundlegende Unternehmensdaten abgefragt. Dazu zählt unter anderem der Name des Unternehmens, die Anschrift, Ansprechpartner sowie die jeweilige Rechtsform. Ergänzend werden Informationen zur Gesellschaftsstruktur, zu bestehenden Niederlassungen und einer möglichen Konzernzugehörigkeit erhoben. Zudem sind Nachweise über gültige Zertifikate – beispielsweise zur ISO 9001 oder zu Umweltstandards – beizulegen, um die Qualitäts- und Umweltkompetenz des Lieferanten zu belegen.

2.2. Allgemeiner Teil der Lieferantenselbstauskunft

Im allgemeinen Teil der Selbstauskunft werden nochmals alle grundlegenden Unternehmensdaten systematisch erfasst. Dies umfasst Name, Anschrift, zentrale Ansprechpartner sowie die Rechtsform des Unternehmens. Zusätzlich werden Informationen zur Unternehmensstruktur, zu Tochtergesellschaften und zu weiteren Standorten abgefragt. Abgerundet wird dieser Abschnitt durch die Einreichung von Zertifikaten wie ISO 9001 oder gültigen Umweltstandards, welche die Einhaltung relevanter Normen belegen. Diese Daten bilden die Grundlage für eine erste Einschätzung des Lieferanten und ermöglichen eine strukturierte Vergleichbarkeit verschiedener Anbieter.

2.3. Lieferantenselbstauskunft ausfüllen – Spezifische Angaben

Im Anschluss folgt der spezifische Teil der Selbstauskunft. Hier werden detaillierte Informationen zu den angebotenen Produkten, den jeweiligen Produktionsstandorten sowie zu den verfügbaren Kapazitäten verlangt. Weiterhin sind je nach Branche und Warengruppe Angaben zu typischen Lieferzeiten, zur Retourenquote und zu den eingesetzten Logistikprozessen relevant. Ebenso spielen Nachhaltigkeitsthemen eine zentrale Rolle: Angaben zu CSR-Maßnahmen (Corporate Social Responsibility), zum Umweltschutz und zu nachhaltigen Praktiken in der Lieferkette sind daher integraler Bestandteil dieses Abschnitts. Dadurch wird sichergestellt, dass auch nicht-ökonomische Kriterien in die Bewertung einfließen.

2.4. Lieferantenselbstauskunft und Lieferantenfragebogen

Häufig werden im Rahmen der Selbstauskunft auch Lieferantenfragebogen verwendet. Diese sind entweder Bestandteil der Selbstauskunft oder werden als separates Dokument zur Verfügung gestellt. Während der Lieferantenfragebogen in der Regel standardisiert aufgebaut ist und klare Vorgaben enthält, bietet die Selbstauskunft mehr Raum für individuelle Darstellungen und unternehmensspezifische Ergänzungen. Dennoch verfolgen beide Instrumente ein gemeinsames Ziel: Sie unterstützen die Lieferantenqualifizierung und dienen gleichzeitig als Grundlage für eine fundierte Risikobewertung innerhalb der Lieferkette.

2.5. Strukturierte Lieferantenselbstauskunft über ein Lieferantenportal

Moderne Lieferantenmanagement-Software wie der SC-Manager von Simmeth bieten die Möglichkeit, die Lieferanten Selbstauskunft effizient über ein digitales Lieferantenportal abzuwickeln. Integrierte Vorlagen für Lieferantenfragebogen können direkt im System ausgefüllt werden, was den Aufwand für beide Seiten erheblich reduziert.

Die strukturierte Online-Bearbeitung über ein Lieferantenportal ermöglicht eine einfache Handhabung und beschleunigt die Datenerfassung sowie den Freigabeprozess. Gleichzeitig lässt sich das System flexibel an unternehmensspezifische Anforderungen anpassen – etwa durch branchenspezifische Fragen oder zusätzliche Bewertungskriterien. Somit wird der gesamte Prozess der Lieferantenqualifizierung nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und nachhaltiger gestaltet.

3. Rechtliche Anforderungen an die Lieferantenselbstauskunft

Auch wenn die Lieferantenselbstauskunft auf den ersten Blick als rein organisatorisches Instrument erscheint, unterliegt sie in der Praxis verschiedenen rechtlichen und normativen Rahmenbedingungen. Diese ergeben sich zwar nicht zwingend aus konkreten Gesetzen, doch insbesondere im Zusammenhang mit branchenspezifischen Standards, Zertifizierungen und Datenschutzbestimmungen spielt die rechtssichere Ausgestaltung eine zentrale Rolle.

3.1. Lieferantenselbstauskunft als Pflicht – Wann ist sie notwendig?

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Pflicht zur Durchführung einer Lieferantenselbstauskunft. Dennoch handelt es sich in vielen Branchen um eine etablierte und erwartete Praxis – insbesondere im Rahmen von Geschäftsanbahnungen, dem Lieferanten-Onboarding. Konzerne, öffentliche Auftraggeber sowie Unternehmen mit kritischen oder komplexen Lieferketten verlangen häufig eine Selbstauskunft als Voraussetzung für eine Zusammenarbeit.

Hierfür wird in der Regel ein strukturierter Lieferanten-Onboarding Prozess durchlaufen, der in Lieferantenmanagement Software Lösungen wie dem SC-Manager integriert ist. Erst nach erfolgreicher Qualifizierung kann dort ein potenzieller Lieferant als offizieller Kreditor hinterlegt werden.

Darüber hinaus ist sie in vielen Fällen notwendig, um Anforderungen im Qualitätsmanagement, beispielsweise zur Zertifizierung nach ISO 9001 oder zur Dokumentation von Prozessen, zuverlässig zu erfüllen.

3.2. Lieferantenselbstauskunft und DSGVO

Im Hinblick auf die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen bei der Erhebung und Verarbeitung von Lieferantendaten bestimmte Grundsätze beachtet werden. So dürfen ausschließlich notwendige und sachbezogene Daten erhoben und gespeichert werden. Zudem sind Unternehmen verpflichtet, ihre Lieferanten transparent über Zweck, Umfang und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung zu informieren. Werden personenbezogene Daten – etwa von Ansprechpartnern – verarbeitet, bedarf es einer rechtlich abgesicherten Grundlage, etwa in Form eines berechtigten Interesses oder einer Einwilligung. Nur so lässt sich eine datenschutzkonforme Umsetzung der Selbstauskunft gewährleisten.

3.3. Relevante Standards und gesetzliche Vorgaben zur Lieferantenselbstauskunft

Auch wenn keine direkte gesetzliche Verpflichtung zur Lieferantenselbstauskunft besteht, fordern anerkannte Standards wie ISO 9001, VDA 6.3 oder das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz strukturierte und nachvollziehbare Informationen über Lieferanten. In regulierten Branchen wie der Medizintechnik oder der Automobilindustrie ist die Selbstauskunft daher faktisch verpflichtend, um Audits, Zertifizierungen oder Compliance-Anforderungen zu bestehen. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, die Selbstauskunft regelmäßig zu aktualisieren und so dauerhaft sowohl rechtliche als auch formale Anforderungen zu erfüllen.

3.4. Übersicht: relevante Standards und gesetzliche Vorgaben zur Lieferantenselbstauskunft

Standard	Relevanz	Erwartungen
1. ISO 9001 (Qualitätsmanagement)	International anerkannter Standard für Qualitätsmanagementssysteme	• Systematische Lieferantenbewertung ist gefordert • Selbstauskunft dient als Grundlage für Auswahl und Überwachung • Dokumentation und Nachvollziehbarkeit
2. VDA 6.3 (Prozess-Audit Automobilindustrie)	Branchenstandard zur Bewertung von Prozessen in der Automobilzulieferkette	• Detaillierte Angaben zu Prozessen, Standorten, Kapazitäten • Nachweise zu Qualitäts- und Umweltstandards • Lieferantenleistung wird regelmäßig bewertet
3. IATF 16949 (Automotive QMS)	Erweiterung der ISO 9001 für die Automobilindustrie	• Umfassende Lieferantenevaluierung ist Pflicht • Kontinuierliche Verbesserung und Risikobewertung • Dokumentation per Selbstauskunft empfohlen
4. EN ISO 13485 (Medizintechnik)	Qualitätsanforderungen an Hersteller und Lieferanten medizinischer Produkte	• Risikobasierte Lieferantenauswahl • Dokumentierte Leistungsnachweise erforderlich • Lieferantenqualifikation muss belegbar sein
5. AS/EN 9100 (Luft-/Raumfahrt)	Qualitätsmanagement für die Luft- und Raumfahrtindustrie	• Strukturierte Lieferantenbewertung verpflichtend • Leistungs- und Risikodaten müssen regelmäßig geprüft und dokumentiert werden
6. IRIS / ISO/TS 22163 (Bahnindustrie)	QM-Standard für Bahnzulieferer	• Lieferanteninformationen zu Qualität und Kapazität • Scoring- oder Bewertungssystem notwendig • Selbstauskunft als Teil der Auditvorbereitung üblich
7. LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz)	Deutsches Gesetz zu menschenrechtlichen und umweltbezogenen Pflichten in Lieferketten	• Risikoanalyse entlang der Lieferkette • Dokumentierte Selbstauskunft zu CSR und Umweltaspekten • Dokumentations- und Berichtspflicht
8. SA8000 (Social Accountability Standard)	Sozialstandard für faire Arbeitsbedingungen entlang globaler Lieferketten	• Angaben zu Arbeitsrechten, Menschenrechten und Sozialpraktiken • Nachweis über Selbstauskunft erforderlich
9. ISO 14001 (Umweltmanagement)	Umweltmanagementnorm mit Bedeutung für nachhaltige Beschaffung	• Angaben zu Umweltzielen, Maßnahmen, Ressourcenverbrauch • Umweltzertifikate über Selbstauskunft nachzuweisen
10. BRC / IFS (Lebensmittel / Verpackung	Sicherheits- und Qualitätsstandards für Lebensmittel- und Verpackungsindustrie	• Risiko- und Leistungsbewertung der Lieferanten • Einsatz von Selbstauskunft zur Rückverfolgbarkeit und Lieferantenfreigabe
11. GMP (Good Manufacturing Practice)	Pflichtstandard in der Pharma-, Kosmetik- und Lebensmittelbranche	• Validierung und Kontrolle der Lieferantenprozesse • Dokumentierte Lieferanteninformationen durch Selbstauskunft oder Audit

Hinweis zu den Standards und gesetzlichen Vorgaben

Auch wenn nicht alle dieser Standards eine Lieferantenselbstauskunft explizit in ihrem Wortlaut fordern, so ist sie in der praktischen Umsetzung doch ein gebräuchliches und oft unverzichtbares Werkzeug, um die jeweiligen Anforderungen zu erfüllen und auditierbar zu machen. Unternehmen, die nach einem dieser Standards zertifiziert sind oder darauf hinarbeiten, sind daher gut beraten, eine strukturierte und regelmäßig aktualisierte Selbstauskunft ihrer Lieferanten einzuholen.

4. Welche Vorlagen gibt es für eine Lieferantenselbstauskunft

Damit die Lieferantenselbstauskunft effizient umgesetzt werden kann, bieten sich verschiedene Vorlagenformate an, die je nach Unternehmensgröße, digitaler Infrastruktur und Komplexität der Lieferkette eingesetzt werden können. Ob als einfache Word-Datei, strukturierte Excel-Tabelle oder eine professionelle, integrierte Softwarelösung – wichtig ist, dass die Vorlage an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens angepasst und praxistauglich gestaltet wird.

4.1. Lieferantenselbstauskunft Vorlage Word

Word-Vorlagen werden in Unternehmen eingesetzt, die eine unkomplizierte und flexibel anpassbare Lösung benötigen. Sie lässt sich leicht bearbeiten und auf individuelle Anforderungen zuschneiden – sei es durch das Hinzufügen branchenspezifischer Fragen oder durch die Anpassung an interne Standards. Zudem kann die Word-Vorlage nach dem Ausfüllen einfach in ein PDF konvertiert werden, was eine revisionssichere Archivierung ermöglicht. Vor allem kleinere Unternehmen ohne eigenes digitales System profitieren von dieser zugänglichen Lösung. Es ist jedoch zu beachten, dass der Aufwand je Lieferant sehr hoch ist und daher bei einer größeren Anzahl von Lieferanten dies keine effiziente Methode mehr darstellt.

4.2. Lieferantenselbstauskunft Vorlage Excel

Unternehmen, die eine systematische Auswertung und Lieferantenbewertung durchführen möchten, setzen bevorzugt eine Excel-Vorlage ein. Diese bietet deutlich mehr Struktur als Word. In der tabellenbasierten Darstellung filtern, sortieren und bewerten sie die erfassten Informationen effizient – etwa mithilfe von Scoring-Modellen. Darüber hinaus ermöglicht Excel einfache Automatisierungen, beispielsweise zur Berechnung von Risikostufen oder zur grafischen Auswertung von Rückläufern. Einkaufsabteilungen oder Unternehmen, die regelmäßig Audits durchführen, setzen daher oft auf Excel-Vorlagen. Hierbei ist jedoch zu beachten, dass ab einer gewissen Anzahl an Lieferanten und internen Beteiligten diese manuelle Lösung mit Excel unübersichtlich werden kann. Sie ist daher als Lösung für kleine Unternehmen oder als Vorstufe zu einer professionellen Lösung wie der Lieferantenmanagement Software von Simmeth zu sehen.

4.3. Professionelle Software Lösung zur Lieferantenselbstauskunft

Anbieter wie Simmeth System bieten professionelle SRM-Software an, die eine integrierte Lieferantenselbstauskunft, standardisierte Lieferantenfragebögen sowie vollständige Onboarding-Prozesse umfasst. Diese werden bequem über ein digitales Lieferantenportal abgewickelt, das es den Lieferanten ermöglicht, alle geforderten Informationen strukturiert und effizient zu übermitteln. Für Einkäufer bedeutet dies eine erhebliche Arbeitserleichterung: Mithilfe integrierter Checklisten behalten sie jederzeit den Überblick über den Qualifizierungsstatus und können gezielt Maßnahmen einleiten. Darüber hinaus lässt sich die Lösung flexibel an die individuellen Anforderungen des Unternehmens anpassen – von der Fragebogenstruktur bis hin zur Bewertungssystematik.

4.4. Kostenlose Vorlagen für die Lieferantenselbstauskunft

Einige Anbieter wie Simmeth System stellen kostenlose Musterformulare zur Verfügung, die als Ausgangspunkt für eine eigene Lieferantenselbstauskunft dienen können. Diese vorstrukturierten Vorlagen bieten nicht nur eine wertvolle Zeitersparnis, sondern enthalten oft bereits bewährte Inhalte und Hinweise zur Ausfüllung. Besonders in der Einführungsphase eines Lieferantenqualifizierungsprozesses leisten solche kostenlosen Vorlagen eine wertvolle Unterstützung und erleichtern den Einstieg in ein systematisches Lieferantenmanagement.

4.5. Lieferantenselbstauskunft Vorlagen individuell anpassen

Unabhängig vom gewählten Format ist es wichtig, dass man man jede Lieferantenselbstauskunft individuell anpasst – insbesondere an die jeweilige Branche, die Unternehmensgröße sowie die Art der bezogenen Produkte oder Dienstleistungen. Eine klare Trennung zwischen allgemeinen Unternehmensangaben und spezifischen Leistungsmerkmalen erleichtert die spätere Bewertung deutlich. Unternehmen können die ausgefüllte Selbstauskunft außerdem in ein digitales Lieferantenmanagement-System integrieren. So verwalten, aktualisieren und verfolgen sie die Informationen effizienter und professioneller.

5. Lieferantenselbstauskunft Nachhaltigkeit gezielt abfragen

Nachhaltigkeit gewinnt in der Lieferkette zunehmend an Bedeutung – nicht nur aufgrund gesetzlicher Vorgaben, sondern auch durch veränderte Erwartungen von Kunden, Geschäftspartnern und Investoren. Eine gezielte Abfrage von Nachhaltigkeitsaspekten innerhalb der Lieferanten Selbstauskunft hilft Unternehmen dabei, Transparenz zu schaffen, Risiken zu erkennen und ihre ESG-Strategie systematisch umzusetzen. Die folgenden Abschnitte zeigen, wie Nachhaltigkeit in der Selbstauskunft strukturiert berücksichtigt werden kann.

5.1. Nachhaltigkeitskriterien in der Lieferantenselbstauskunft

Um nachhaltige Lieferketten zu fördern, sollten gezielte Nachhaltigkeitskriterien in die Lieferantenselbstauskunft integriert werden. Dazu gehören beispielsweise Informationen zum bestehenden Umweltmanagement, zur Ressourcenschonung und zur Erfassung der CO₂-Bilanz. Ebenso wichtig sind Angaben zu sozialen Standards entlang der Lieferkette, etwa zu fairen Arbeitsbedingungen, Arbeitszeitregelungen oder zur Einhaltung von Menschenrechten. Darüber hinaus sollten internationale Leitlinien wie der UN Global Compact, die ILO-Kernarbeitsnormen oder die OECD-Leitsätze für multinationale Unternehmen berücksichtigt werden, um globale Standards einheitlich abzubilden.

5.2. Warum Nachhaltigkeit in der Lieferantenselbstauskunft wichtig ist

Die Integration von Nachhaltigkeitsthemen in die Lieferantenselbstauskunft ist deshalb so relevant, weil gesetzliche Vorgaben – wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) oder EU-Richtlinien zur Nachhaltigkeitsberichterstattung – kontinuierlich steigen. Gleichzeitig steigt der gesellschaftliche Druck, Verantwortung über die gesamte Lieferkette hinweg zu übernehmen. Darüber hinaus fließen Nachhaltigkeitsdaten zunehmend in ESG-Berichte und CSR-Nachweise ein, was für viele Unternehmen zur Pflicht geworden ist. Nicht zuletzt bietet eine nachhaltige Lieferkette auch einen strategischen Vorteil am Markt, da sie das Image des Unternehmens positiv beeinflusst, das Vertrauen von Kunden stärkt und die Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichert.

5.3. Lieferantenselbstauskunft praxisnah nachhaltig gestalten

Unternehmen sollten in der Selbstauskunft gezielt konkrete Fragen zu Umweltzielen, vorhandenen Zertifikaten (z. B. ISO 14001, EMAS) sowie zu laufenden oder geplanten Maßnahmen stellen. So erfassen sie die Nachhaltigkeit nicht nur symbolisch, sondern praxisnah. Auf diese Weise erkennen sie besonders engagierte Lieferanten frühzeitig und fördern sie gezielt. Gleichzeitig ermöglicht die strukturierte Erhebung eine objektive Bewertung und Differenzierung nachhaltiger Anbieter. Langfristig empfiehlt sich die Verknüpfung der Lieferantenselbstauskunft mit der eigenen Nachhaltigkeitsstrategie, um ökologische und soziale Ziele entlang der gesamten Wertschöpfungskette wirksam umzusetzen.

6. Lieferantenqualifizierung Checkliste nutzen

Eine strukturierte Lieferantenqualifizierung ist unerlässlich, um verlässliche, leistungsfähige und regelkonforme Geschäftspartner auszuwählen, dauerhaft zu bewerten und für eine langfristige Geschäftsbeziehung methodisch zu entwickeln. Neben der Lieferantenselbstauskunft über Fragebögen bietet sich hierfür der Einsatz einer Checkliste an, die alle relevanten Prüfpunkte systematisch erfasst. Damit wird der Qualifizierungsprozess nicht nur effizienter, sondern auch transparenter und nachvollziehbarer gestaltet.

6.1. Wichtige Prüfpunkte in der Checkliste

Zu den zentralen Inhalten einer solchen Checkliste zählen zunächst die grundlegenden Unternehmensdaten sowie vorhandene Zertifizierungen, wie etwa ISO 9001 oder Umweltstandards. Darüber hinaus sollten auch Aspekte aus der klassischen Lieferantenbewertung, der Lieferperformance, etwa Termintreue und Flexibilität, sowie Preisgestaltung und Nachhaltigkeitsengagement berücksichtigt werden. Ebenso wichtig ist die Prüfung der Einhaltung gesetzlicher und vertraglicher Vorgaben, beispielsweise im Hinblick auf Arbeitsrecht, Datenschutz oder Sorgfaltspflichten entlang der Lieferkette. Nur wenn diese Kriterien systematisch erfasst und bewertet werden, lässt sich eine fundierte Lieferantenentscheidung treffen.

6.2. Lieferantenqualifizierung Checkliste für die Lieferantenselbstauskunft

Die Checkliste dient als sinnvolle und strukturierte Ergänzung zur Lieferanten Selbstauskunft. Während das Selbstauskunftsformular in der Regel die Informationen des Lieferanten selbst enthält, ermöglicht die Checkliste eine interne, vergleichende Bewertung dieser Daten. Sie erleichtert die systematische Beurteilung und Vergleichbarkeit verschiedener Anbieter – insbesondere, wenn mehrere Angebote oder neue Geschäftspartner gleichzeitig geprüft werden müssen. Darüber hinaus unterstützt sie interne Audits sowie das Qualitätsmanagement, indem sie eine nachvollziehbare Dokumentation der Bewertungsschritte gewährleistet.

6.3. Vorteile einer standardisierten Checkliste

Der Einsatz einer standardisierten Checkliste bietet gleich mehrere Vorteile: Zum einen schafft sie einen einheitlichen Bewertungsrahmen, der für alle Lieferanten gleichermaßen gilt. Dadurch reduziert man subjektive Einschätzungen und die Vergleichbarkeit erhöht sich. Zum anderen trägt die Standardisierung zur Effizienzsteigerung bei, da wiederkehrende Prüfprozesse klar strukturiert und zeitsparend abgewickelt werden. Nicht zuletzt hilft die Checkliste, wichtige Aspekte der Lieferantenqualifizierung zuverlässig zu erfassen und Lücken im Bewertungsprozess frühzeitig zu vermeiden.

6.4. Checkliste und Lieferantenbewertung

Sowohl die Checkliste als auch die Lieferantenbewertung sind zentrale Werkzeuge im Rahmen der Lieferantenqualifizierung – sie verfolgen ähnliche Ziele, unterscheiden sich jedoch in Aufbau und Funktion..

Gemeinsamkeiten

• Beide dienen der strukturierten Erfassung und Bewertung relevanter Lieferanteninformationen.
• Sie unterstützen Entscheidungsprozesse im Einkauf und Qualitätsmanagement.
• Sowohl Checklisten als auch Bewertungen lassen sich in Audits und Risikoanalysen integrieren.

Unterschiede

• Die Checkliste ist meist ein operatives Instrument zur Datenerfassung und dient als Vorbereitung der eigentlichen Bewertung. Sie stellen damit sicher, dass sie keine wichtigen Kriterien übersehen.
• Die Lieferantenbewertung baut auf den gesammelten Informationen auf und überführt sie in eine systematische Gesamtbewertung, oft mithilfe eines Punktesystems, Scorings oder einer Risikoeinstufung.
• Während Checklisten häufig qualitative und formale Fragen prüfen, konzentriert sich die Lieferantenbewertung stärker auf die Leistungsbeurteilung anhand von Kennzahlen wie Liefertreue, Qualität oder Reklamationsquote.

In Kombination ermöglichen beide Instrumente eine fundierte, nachvollziehbare und objektive Beurteilung von Lieferanten – von der Erstqualifizierung bis zur regelmäßigen Überprüfung im laufenden Geschäft. Professionelle Lösungen wie der SC-Manager von Simmeth integrieren sowohl Checklisten als auch Bewertungsmechanismen in einem zentralen System – und bieten so eine durchgängig effiziente, transparente und auditfähige Lieferantenqualifizierung.

6.5. Beispielhafte Checkliste zur Lieferantenqualifizierung

7. Fazit: Lieferantenselbstauskunft ist wichtiger Bestandteil des Lieferantenmanagement

Die Lieferantenselbstauskunft stellt ein zentrales Instrument im modernen Lieferantenmanagement dar – nicht nur zur Erstqualifizierung, dem Lieferanten-Onboarding, sondern auch zur kontinuierlichen Bewertung bestehender Partner. Durch ihre strukturierte und standardisierte Erhebung von Unternehmens- und Leistungsdaten liefert sie eine verlässliche Basis für fundierte Entscheidungen.

Zum einen ermöglicht sie eine effiziente Lieferantenauswahl, da sie alle relevanten Informationen frühzeitig zusammenführt und dadurch die Grundlage für eine transparente und nachvollziehbare Entscheidung schafft. Zum anderen trägt sie zur frühzeitigen Risikominimierung bei, indem potenzielle Schwächen oder Unsicherheiten in Bezug auf Qualität, Kapazität oder Compliance bereits im Vorfeld erkannt werden.

Darüber hinaus sorgt die Selbstauskunft für eine verbesserte Transparenz in der Kommunikation zwischen Unternehmen und Lieferanten – was insbesondere bei Audits und langfristigen Partnerschaften von Vorteil ist. Sie unterstützt zudem die rechtliche Sicherheit, da sie hilft, normative Anforderungen wie jene aus ISO 9001, VDA 6.3 oder dem Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz systematisch zu erfüllen. Nicht zuletzt vereinfacht sie die Dokumentation, indem alle relevanten Daten in strukturierter Form vorliegen und jederzeit nachvollzogen oder aktualisiert werden können. Insgesamt leistet die Lieferantenselbstauskunft somit einen wesentlichen Beitrag zu einem professionellen, rechtssicheren und nachhaltigen Lieferantenmanagement.

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