Autodeclaración del proveedor: plantillas e información legal

1. Autodeclaración del proveedor: ¿qué es?

La autodeclaración de los proveedores es una declaración sistemática por parte de los proveedores en la que proporcionan datos empresariales clave de forma estructurada. No se trata sólo de una investigación formal, sino de una herramienta central en la gestión de la calidad, sobre todo de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001 y los requisitos de la VDA. (Consulta también nuestro “Resumen: normas y requisitos legales relevantes para la autodivulgación de los proveedores” más abajo en el texto)

La recogida selectiva de información, por ejemplo sobre certificaciones, estructura de la empresa o medidas de sostenibilidad, crea una base sólida para la toma de decisiones. La autoevaluación del proveedor sirve así tanto para la selección como para la evaluación y valoración de riesgos de los proveedores. Por tanto, es una parte indispensable de una evaluación holística de los proveedores y contribuye significativamente a la transparencia y la seguridad en la cadena de suministro.

2. Estructura de la auto-revelación del proveedor

La estructura de la autodeclaración del proveedor se divide en varias secciones armonizadas en cuanto al contenido, que abarcan información general y específica sobre el proveedor. Esto proporciona una imagen completa del rendimiento, la fiabilidad y la sostenibilidad del posible socio comercial. Los distintos componentes están estructurados de forma lógica para permitir un procesamiento y una evaluación eficaces.

2.1. Formulario de autodeclaración del proveedor - sección general

En la parte general del formulario, primero se solicitan los datos básicos de la empresa. Esto incluye el nombre de la empresa, la dirección, la persona de contacto y la forma jurídica respectiva. Además, se recoge información sobre la estructura de la empresa, las sucursales existentes y la posible afiliación a un grupo. También deben adjuntarse pruebas de certificados válidos -por ejemplo, ISO 9001 o normas medioambientales- para demostrar la experiencia del proveedor en materia de calidad y medio ambiente.

2.2. Parte general de la autodeclaración del proveedor

En la sección general de la autodeclaración, se vuelven a registrar sistemáticamente todos los datos básicos de la empresa. Esto incluye el nombre, la dirección, la persona de contacto central y la forma jurídica de la empresa. También se solicita información sobre la estructura de la empresa, las filiales y otras sedes. Esta sección se completa con la presentación de certificados como ISO 9001 o normas medioambientales válidas, que demuestren el cumplimiento de las normas pertinentes. Estos datos constituyen la base de una evaluación inicial del proveedor y permiten una comparación estructurada de los distintos proveedores.

2.3. Rellenar el formulario de autodivulgación del proveedor - Información específica

A continuación viene la parte específica de la autodeclaración. Aquí se requiere información detallada sobre los productos ofrecidos, los respectivos centros de producción y las capacidades disponibles. Dependiendo del sector y del grupo de productos, también es relevante la información sobre los plazos de entrega típicos, la tasa de devoluciones y los procesos logísticos utilizados. Las cuestiones de sostenibilidad también desempeñan un papel central: la información sobre las medidas de RSC(Responsabilidad Social Corporativa), la protección del medio ambiente y las prácticas sostenibles en la cadena de suministro son, por tanto, parte integrante de esta sección. Esto garantiza que los criterios no económicos también se incluyan en la evaluación.

2.4. Autodeclaración del proveedor y cuestionario del proveedor

A menudo se utilizan cuestionarios para proveedores como parte de la autodeclaración. Forman parte de la autodeclaración o se facilitan como documento aparte. Mientras que el cuestionario para proveedores suele estar normalizado y contener especificaciones claras, la autoevaluación ofrece más margen para descripciones individuales y añadidos específicos de la empresa. No obstante, ambos instrumentos persiguen un objetivo común: apoyan la cualificación de los proveedores y, al mismo tiempo, sirven de base para una evaluación de riesgos bien fundamentada dentro de la cadena de suministro.

2.5. Autoevaluación estructurada del proveedor a través de un portal de proveedores

Un software moderno de gestión de proveedores, como SC-Manager de Simmeth, ofrece la posibilidad de procesar eficazmente las autoevaluaciones de los proveedores a través de un portal digital de proveedores . Las plantillas integradas para los cuestionarios de proveedores pueden rellenarse directamente en el sistema, lo que reduce significativamente el esfuerzo para ambas partes.

El procesamiento estructurado en línea a través de un portal de proveedores permite un manejo sencillo y acelera la recogida de datos y el proceso de aprobación. Al mismo tiempo, el sistema puede adaptarse con flexibilidad a los requisitos específicos de la empresa, por ejemplo, añadiendo preguntas específicas del sector o criterios de evaluación adicionales. Esto hace que todo el proceso de cualificación de proveedores no sólo sea más eficaz, sino también más transparente y sostenible.

3. Requisitos legales para la autodivulgación del proveedor

Aunque a primera vista la autodivulgación del proveedor parezca una herramienta puramente organizativa, en la práctica está sujeta a diversas condiciones marco legales y normativas. Aunque éstas no se derivan necesariamente de leyes específicas, el diseño conforme a derecho desempeña un papel central, sobre todo en relación con las normas específicas del sector, las certificaciones y las normativas de protección de datos.

3.1. Autodivulgación obligatoria del proveedor: ¿cuándo es necesaria?

En principio, no existe ninguna obligación legal de realizar una autoevaluación de los proveedores. Sin embargo, es una práctica establecida y esperada en muchas industrias, especialmente en el contexto de la iniciación de negocios y la incorporación de proveedores. Las empresas, los clientes del sector público y las empresas con cadenas de suministro críticas o complejas suelen exigir una autoevaluación como requisito previo para la colaboración.

Esto suele implicar pasar por un proceso estructurado de incorporación de proveedores que se integra en soluciones de software de gestión de proveedores como SC-Manager. Sólo después de una cualificación satisfactoria puede un proveedor potencial almacenarse allí como vendedor oficial.

También es necesario en muchos casos para cumplir de forma fiable los requisitos de gestión de la calidad, por ejemplo para la certificación ISO 9001 o la documentación de procesos.

3.2. La autodivulgación del proveedor y el GDPR

En relación con elReglamento General de Protección de Datos(RGPD), deben observarse determinados principios a la hora de recopilar y procesar los datos de los proveedores. Por ejemplo, sólo pueden recopilarse y almacenarse los datos necesarios y pertinentes. Además, las empresas están obligadas a informar a sus proveedores de forma transparente sobre la finalidad, el alcance y la base jurídica del tratamiento de datos. Si se procesan datos personales, como los de las personas de contacto, se requiere una base jurídicamente segura, por ejemplo en forma de interés legítimo o consentimiento. Esta es la única forma de garantizar que la autoinformación se realice de conformidad con la normativa de protección de datos.

3.3. Normas y requisitos legales pertinentes para la autodivulgación del proveedor

Aunque no exista una obligación legal directa de proporcionar autodivulgación a los proveedores, normas reconocidas como la ISO 9001, la VDA 6.3 o la Ley alemana sobre el deber de diligencia en la cadena de suministro exigen información estructurada y comprensible sobre los proveedores. En sectores regulados como la tecnología médica o la industria automovilística, la autodivulgación es, por tanto, obligatoria de facto para superar auditorías, certificaciones o requisitos de conformidad. Por este motivo, es aconsejable actualizar periódicamente la autodivulgación y cumplir así los requisitos legales y formales a largo plazo.

3.4. Resumen: normas y requisitos legales pertinentes para la autodivulgación del proveedor

Estándar	Relevancia	Expectativas
1. ISO 9001 (gestión de la calidad)	Norma internacionalmente reconocida para los sistemas de gestión de la calidad	- Es necesaria una evaluación sistemática de los proveedores - La autoevaluación sirve de base para la selección y el seguimiento - Documentación y trazabilidad
2 VDA 6.3 (auditoría de procesos de la industria del automóvil)	Norma industrial para evaluar los procesos en la cadena de suministro de la automoción	- Información detallada sobre procesos, ubicaciones, capacidades - Prueba de las normas de calidad y medioambientales - El rendimiento del proveedor se evalúa periódicamente
3. IATF 16949 (SGC del sector de la automoción)	Ampliación de la norma ISO 9001 para la industria del automóvil	- La evaluación exhaustiva del proveedor es obligatoria - Mejora continua y evaluación de riesgos - Se recomienda la documentación mediante autodeclaración
4. EN ISO 13485 (tecnología médica)	Requisitos de calidad para fabricantes y proveedores de productos sanitarios	- Selección de proveedores basada en el riesgo - Se exigen pruebas documentadas de rendimiento - La cualificación del proveedor debe ser verificable
5 AS/EN 9100 (aeroespacial)	Gestión de calidad para la industria aeroespacial	- Evaluación estructurada del proveedor obligatoria - Los datos sobre rendimiento y riesgo deben comprobarse y documentarse periódicamente
6. IRIS / ISO/TS 22163 (industria ferroviaria)	Norma QM para proveedores ferroviarios	- Información del proveedor sobre calidad y capacidad - Se requiere un sistema de puntuación o evaluación - La autodivulgación como parte de la preparación de la auditoría es una práctica habitual
7ª LkSG (Ley de Diligencia Debida en la Cadena de Suministro)	Legislación alemana sobre derechos humanos y obligaciones medioambientales en las cadenas de suministro	- Análisis de riesgos a lo largo de la cadena de suministro - Autodivulgación documentada sobre aspectos de RSE y medioambientales - Obligación de documentación e información
8. SA8000 (Norma de Responsabilidad Social)	Norma social para unas condiciones laborales justas a lo largo de las cadenas de suministro mundiales	- Información sobre derechos laborales, derechos humanos y prácticas sociales - Se requiere prueba de autodivulgación
9. ISO 14001 (gestión medioambiental)	Norma de gestión medioambiental con importancia para la contratación sostenible	- Información sobre objetivos medioambientales, medidas, consumo de recursos - Prueba de certificados medioambientales mediante autodeclaración
10. BRC / IFS (alimentación / envasado)	Normas de seguridad y calidad para la industria alimentaria y de envasado	- Evaluación del riesgo y el rendimiento de los proveedores - Uso de la autodivulgación para la trazabilidad y la homologación de proveedores
11 BPF (Buenas Prácticas de Fabricación)	Norma obligatoria en las industrias farmacéutica, cosmética y alimentaria	- Validación y control de los procesos de los proveedores - Información documentada de los proveedores mediante autodeclaración o auditoría

Nota sobre las normas y requisitos legales

Aunque no todas estas normas exigen explícitamente la autodeclaración del proveedor en su redacción, es una herramienta común y a menudo indispensable en la aplicación práctica para cumplir los requisitos respectivos y hacerlos auditables. Por tanto, las empresas que estén certificadas según una de estas normas o que estén trabajando para conseguirlo, hacen bien en obtener de sus proveedores una autodeclaración estructurada y actualizada periódicamente.

4. Qué plantillas hay disponibles para la autodivulgación de los proveedores

Para garantizar que la autodivulgación de los proveedores pueda aplicarse de forma eficaz, existen varios formatos de plantilla que pueden utilizarse en función del tamaño de la empresa, la infraestructura digital y la complejidad de la cadena de suministro. Ya sea como un simple archivo de Word, una hoja de cálculo estructurada de Excel o una solución de software profesional e integrada, es importante que la plantilla se adapte a los requisitos específicos de la empresa y esté diseñada para ser práctica.

4.1. Plantilla de autodeclaración de proveedores Word

Las plantillas de Word se utilizan en empresas que necesitan una solución sencilla y flexiblemente personalizable. Pueden editarse y personalizarse fácilmente para satisfacer requisitos individuales, ya sea añadiendo preguntas específicas del sector o adaptándolas a las normas internas. Además, la plantilla de Word puede convertirse fácilmente en PDF una vez completada, lo que permite archivarla a prueba de auditorías. Las empresas más pequeñas sin sistema digital propio se benefician especialmente de esta solución accesible. Sin embargo, hay que tener en cuenta que el esfuerzo por proveedor es muy elevado, por lo que deja de ser un método eficaz para un gran número de proveedores.

4.2. Plantilla de autodeclaración de proveedores Excel

Las empresas que quieren llevar a cabo una evaluación sistemática y una valoración de los proveedores prefieren utilizar una plantilla de Excel. Ésta ofrece mucha más estructura que Word. En la presentación basada en hojas de cálculo, puedes filtrar, ordenar y evaluar la información registrada de forma eficaz, utilizando modelos de puntuación, por ejemplo. Excel también permite una automatización sencilla, por ejemplo para calcular los niveles de riesgo o analizar gráficamente los rendimientos. Por eso, los departamentos de compras o las empresas que realizan auditorías con regularidad suelen recurrir a las plantillas de Excel. Sin embargo, hay que tener en cuenta que esta solución manual con Excel puede llegar a ser confusa cuando interviene un cierto número de proveedores y participantes internos. Por tanto, debe considerarse una solución para pequeñas empresas o una fase previa a una solución profesional como el software de gestión de proveedores de Simmeth.

4.3. Solución informática profesional para la autodivulgación de los proveedores

Proveedores como Simmeth System ofrecen un software SRM profesional que incluye la autodeclaración integrada de los proveedores, cuestionarios estandarizados para proveedores y procesos completos de incorporación. Éstos se gestionan cómodamente a través de un portal digital de proveedores que les permite presentar toda la información requerida de forma estructurada y eficiente. Esto facilita considerablemente el trabajo a los compradores: con la ayuda de listas de comprobación integradas, siempre tienen una visión general del estado de cualificación y pueden iniciar medidas específicas. Además, la solución se puede personalizar de forma flexible según los requisitos individuales de la empresa, desde la estructura del cuestionario hasta el sistema de evaluación.

4.4. Plantillas gratuitas para la autodeclaración de proveedores

Algunos proveedores, como Simmeth System, proporcionan formularios de muestra gratuitos que pueden utilizarse como punto de partida para tu propia autodeclaración de proveedor. Estas plantillas preestructuradas no sólo ofrecen un valioso ahorro de tiempo, sino que a menudo ya contienen contenidos e instrucciones de cumplimentación probados. Especialmente en la fase introductoria de un proceso de cualificación de proveedores, estas plantillas gratuitas proporcionan un valioso apoyo y facilitan la introducción de una gestión sistemática de los proveedores.

4.5. Personalizar las plantillas de autodivulgación de los proveedores

Independientemente del formato elegido, es importante adaptar cada autodeclaración del proveedor, en particular al sector respectivo, al tamaño de la empresa y al tipo de productos o servicios adquiridos. Una separación clara entre la información general de la empresa y las características de rendimiento específicas facilita mucho la evaluación posterior. Las empresas también pueden integrar el formulario de autodeclaración cumplimentado en un sistema digital de gestión de proveedores. Esto les permite gestionar, actualizar y hacer un seguimiento de la información de forma más eficaz y profesional.

5. Consulta a los proveedores sobre la sostenibilidad

La sostenibilidad es cada vez más importante en la cadena de suministro, no sólo por los requisitos legales, sino también por las expectativas cambiantes de clientes, socios comerciales e inversores. Una consulta específica de los aspectos de sostenibilidad en la autodeclaración del proveedor ayuda a las empresas a crear transparencia, reconocer los riesgos y aplicar sistemáticamente su estrategia ESG. Las siguientes secciones muestran cómo puede tenerse en cuenta la sostenibilidad de forma estructurada en la autodeclaración.

5.1. Criterios de sostenibilidad en la autodeclaración del proveedor

Para promover cadenas de suministro sostenibles, deben integrarse criterios específicos de sostenibilidad en la autodeclaración del proveedor. Esto incluye, por ejemplo, información sobre la gestión medioambiental existente, la conservación de los recursos y el registro de la huella de carbono. Igualmente importante es la información sobre las normas sociales a lo largo de la cadena de suministro, como las condiciones laborales justas, la normativa sobre el tiempo de trabajo o el cumplimiento de los derechos humanos. Además, deben tenerse en cuenta directrices internacionales como el Pacto Mundial de la ONU, las normas laborales fundamentales de la OIT o las Líneas Directrices de la OCDE para Empresas Multinacionales, a fin de trazar un mapa uniforme de las normas mundiales.

5.2. Por qué es importante la sostenibilidad en la autodivulgación de los proveedores

La integración de las cuestiones de sostenibilidad en la autoinformación de los proveedores es tan relevante porque los requisitos legales -como la Ley de Sostenibilidad de la Cadena de Suministro (LkSG) o las directivas de la UE sobre informes de sostenibilidad- aumentan constantemente. Al mismo tiempo, aumenta la presión social para asumir responsabilidades en toda la cadena de suministro. Además, los datos de sostenibilidad se incorporan cada vez más a los informes ESG y a los certificados de RSC, lo que se ha convertido en obligatorio para muchas empresas. Por último, pero no por ello menos importante, una cadena de suministro sostenible también ofrece una ventaja estratégica en el mercado, ya que repercute positivamente en la imagen de la empresa, refuerza la confianza de los clientes y garantiza la competitividad a largo plazo.

5.3. Hacer que la autodivulgación del proveedor sea sostenible en la práctica

En la autodeclaración, las empresas deben hacer preguntas concretas sobre los objetivos medioambientales, los certificados existentes (por ejemplo, ISO 14001, EMAS) y las medidas actuales o previstas. De este modo, registran la sostenibilidad no sólo simbólicamente, sino de forma práctica. De este modo, reconocen a los proveedores especialmente comprometidos en una fase temprana y les prestan un apoyo específico. Al mismo tiempo, la encuesta estructurada permite una evaluación objetiva y la diferenciación de los proveedores sostenibles. A largo plazo, es aconsejable vincular la autodeclaración del proveedor con tu propia estrategia de sostenibilidad, para aplicar eficazmente los objetivos ecológicos y sociales a lo largo de toda la cadena de valor.

6. Utilizar la lista de comprobación de cualificación de proveedores

La cualificación estructurada de los proveedores es esencial para seleccionar socios comerciales fiables, eficientes y cumplidores, evaluarlos de forma continua y desarrollarlos metódicamente para una relación comercial a largo plazo. Además de la autodeclaración del proveedor mediante cuestionarios, el uso de una lista de comprobación que registre sistemáticamente todos los puntos de control relevantes es una buena forma de conseguirlo. Esto no sólo hace que el proceso de cualificación sea más eficaz, sino también más transparente y comprensible.

6.1. Puntos importantes de la lista de control

Los contenidos clave de esa lista de comprobación incluyen inicialmente datos básicos de la empresa y certificaciones existentes, como ISO 9001 o normas medioambientales. Además, también deben tenerse en cuenta aspectos de la evaluación clásica del proveedor, como el cumplimiento de los plazos de entrega y la flexibilidad, así como los precios y el compromiso con la sostenibilidad. Es igualmente importante comprobar el cumplimiento de los requisitos legales y contractuales, por ejemplo en relación con la legislación laboral, la protección de datos o las obligaciones de diligencia debida a lo largo de la cadena de suministro. Sólo se puede tomar una decisión bien fundada sobre el proveedor si estos criterios se registran y evalúan sistemáticamente.

6.2. Cualificación de proveedores Lista de comprobación para la autoevaluación de proveedores

La lista de control es un complemento útil y estructurado del formulario de autodeclaración del proveedor. Mientras que el formulario de autodeclaración suele contener la propia información del proveedor, la lista de comprobación permite una evaluación interna y comparativa de estos datos. Facilita la evaluación sistemática y la comparación de distintos proveedores, sobre todo si hay que comprobar varias ofertas o nuevos socios comerciales al mismo tiempo. También sirve de apoyo a las auditorías internas y a la gestión de la calidad, al garantizar que los pasos de la evaluación se documentan de forma comprensible.

6.3. Ventajas de una lista de control normalizada

El uso de una lista de control normalizada ofrece varias ventajas: En primer lugar, crea un marco de evaluación normalizado que se aplica por igual a todos los proveedores. Esto reduce las evaluaciones subjetivas y aumenta la comparabilidad. En segundo lugar, la normalización contribuye a aumentar la eficacia, ya que los procesos de inspección recurrentes están claramente estructurados y ahorran tiempo. Por último, pero no por ello menos importante, la lista de comprobación ayuda a registrar de forma fiable aspectos importantes de la cualificación de los proveedores y a evitar lagunas en el proceso de evaluación en una fase temprana.

6.4. Lista de control y evaluación de proveedores

Tanto la lista de comprobación como la evaluación de proveedores son herramientas centrales en el contexto de la cualificación de proveedores: persiguen objetivos similares, pero difieren en su estructura y función.

Similitudes

• Ambos se utilizan para el registro estructurado y la evaluación de la información relevante de los proveedores.
• Apoyan los procesos de toma de decisiones en la gestión de compras y calidad.
• Tanto las listas de comprobación como las evaluaciones pueden integrarse en auditorías y análisis de riesgos.

Diferencias

• La lista de control suele ser una herramienta operativa para la recogida de datos y sirve como preparación para la evaluación real. Garantiza que no pases por alto ningún criterio importante.
• La evaluación del proveedor se basa en la información recopilada y la transforma en una valoración global sistemática, a menudo con la ayuda de un sistema de puntos, una puntuación o una clasificación de riesgos.
• Mientras que las listas de comprobación suelen examinar cuestiones cualitativas y formales, la evaluación de los proveedores se centra más en la evaluación del rendimiento basada en cifras clave como la fiabilidad de las entregas, la calidad o los índices de reclamaciones.

En combinación, ambas herramientas permiten una evaluación fundamentada, comprensible y objetiva de los proveedores, desde la cualificación inicial hasta las revisiones periódicas durante la actividad comercial en curso. Las soluciones profesionales como SC Manager de Simmeth integran tanto las listas de comprobación como los mecanismos de evaluación en un sistema centralizado, y ofrecen así una cualificación de proveedores siempre eficaz, transparente y auditable.

6.5. Ejemplo de lista de comprobación para la cualificación de proveedores

7 Conclusión: La autodivulgación del proveedor es una parte importante de la gestión de proveedores

La autoevaluación de proveedores es una herramienta clave en la gestión moderna de proveedores, no sólo para la cualificación inicial y la incorporación de proveedores, sino también para la evaluación continua de los socios existentes. Gracias a su recopilación estructurada y normalizada de datos sobre la empresa y su rendimiento, proporciona una base fiable para tomar decisiones bien fundadas.

Por un lado, permite una selección eficaz del proveedor, ya que recopila toda la información relevante en una fase temprana y crea así la base para una decisión transparente y comprensible. En segundo lugar, ayuda a minimizar el riesgo en una fase temprana, al identificar de antemano posibles puntos débiles o incertidumbres en términos de calidad, capacidad o cumplimiento.

Además, la autodivulgación garantiza una mayor transparencia en la comunicación entre empresas y proveedores, lo que resulta especialmente beneficioso para las auditorías y las colaboraciones a largo plazo. También respalda la seguridad jurídica, ya que ayuda a cumplir sistemáticamente requisitos normativos como los de la ISO 9001, la VDA 6.3 o la Ley del Deber de Cuidado de la Cadena de Suministro. Por último, pero no por ello menos importante, simplifica la documentación, ya que todos los datos relevantes están disponibles de forma estructurada y pueden rastrearse o actualizarse en cualquier momento. En general, la autodivulgación de los proveedores contribuye de forma significativa a una gestión de proveedores profesional, conforme a la ley y sostenible.

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