Effizientes Lieferanten-Onboarding: Der Schlüssel zu einem optimierten Lieferantenmanagement
Ein erfolgreiches Lieferanten-Onboarding ist entscheidend für Unternehmen, die ihre Supply Chain effizient und nachhaltig gestalten möchten. Der Prozess stellt sicher, dass alle neuen Lieferanten den Qualitäts-, Compliance- und Geschäftsanforderungen entsprechen.
Mit Lieferanten Onboarding, der Einbindung von neuen Lieferanten in die Supply Chain eines Unternehmens, ist dabei nicht nur die Kontaktaufnahme von interessierten Zulieferern über ein Formular auf der Webseite Ihres Unternehmens gemeint. Vielmehr ist das Lieferanten Onboarding ein aus unterschiedlichen Komponenten zusammengesetzter Gesamtprozess von der ersten Kontaktaufnahme über eine Qualifizierung bis zur Aufnahme in den Lieferantenstamm und einer aktiven Geschäftsbeziehung.
Ein strukturiertes Onboarding hilft Unternehmen dabei:
- Die Qualität der Lieferanten und deren Produkte sicherzustellen
- Risikomanagement zu verbessern und Compliance-Anforderungen zu erfüllen
- Die Effizienz durch standardisierte Prozesse zu erhöhen
- Die Zusammenarbeit mit neuen Lieferanten reibungslos zu starten
Mit einem optimierten Onboarding-Prozess profitieren Unternehmen von weniger administrativem Aufwand, kürzeren Prüfzeiten und einer höheren Lieferqualität. Mit einer Lieferantenmanagement Software lässt sich dieser Vorgang nicht nur automatisieren, sondern auch transparenter und effizienter gestalten.
1. Lieferanten Onboarding im Supply Chain Management System
Das Lieferanten Onboarding im Rahmen eines Lieferantenmanagements startet in der Regel mit der Möglichkeit der Bewerbung eines Unternehmens über ein Formular auf Ihrer Webseite, welches direkt mit ihrem Lieferantenmanagement verbunden ist und den Lieferanten Onboarding-Prozess auslöst. Der Präqualifikationsprozess schließt sich nach einer Erstprüfung und Freigabe des Bewerbers an die Registrierung nahtlos an. Es werden nun die von den potenziellen Lieferanten erforderlichen Informationen eingeholt. Welche Informationen und Dokumente dies sind, basiert auf einem Qualifikationskonzept, welches je nach Branche und Warengruppe unterschiedlich sein kann. Im nächsten Schritt überprüft der Einkauf die Informationen, wobei er von der SCM-Software über KI-gesteuerte Workflows unterstützt wird. So wird sichergestellt, dass das Lieferanten Onboarding für alle Beteiligten mit möglichst geringem Aufwand, zeitnah, transparent und erfolgreich abgeschlossen werden kann.
Ein modernes Supply Chain Management System, wie der SC-Manager, hat das Lieferanten Onboarding voll integriert. Auf dieser Weise kann ein umfassender digitaler Lieferanten Onboarding-Prozess von der Selbstregistrierung über die Selbstauskunft bis zur Qualifikation der Lieferanten gewährleistet werden.
2. Schritte beim Lieferanten Onboarding
Der Prozess, den ein neuer Lieferant beim Lieferanten Onboarding durchläuft, zielt darauf ab, seine Eignung als Geschäftspartner zu prüfen. Um die für die Qualifikation notwendigen relevanten Daten möglichst einfach zu sammeln, erhält der Lieferant nach seinem über ein Online-Registrierungsformular auf Ihrer Webseite gestellten „Antrag“ einen eigenen Zugang zum Lieferantenportal. Dort beantwortet er die für seine Qualifizierung gestellten Fragen und lädt die geforderten Dokumente hoch. Diese Informationen und Dokumente werden dann vom Lieferantenmanagement geprüft. Fällt diese Prüfung positiv aus, wird der Bewerber in den Kreditorenstamm des Unternehmens aufgenommen. Das im ersten Schritt für die Qualifikation genutzte Lieferantenportal übernimmt nun nahtlos die Rolle einer direkten, globalen Informations- und Kommunikationsplattform zwischen Ihrem Unternehmen und Ihren Lieferanten zum Beispiel für die Bestell- und Transportprozesse. Mit dem integrierten digitalen Lieferanten Onboarding erhält Ihr Lieferantenmanagement somit einen wichtigen Baustein zur Optimierung der Auswahl geeigneter Zulieferer.
Die Schritte in der Übersicht:
2.1. Registrierung der Lieferanten
Der Onboarding-Prozess beginnt direkt auf der Unternehmenswebseite. Potenzielle Lieferanten registrieren sich über ein digitales Formular, das ihre Daten automatisch in den SC-Manager überträgt.
2.2. Selbstauskunft und Prüfung
Nach der Registrierung durchlaufen Lieferanten einen Workflow-gesteuerten Qualifizierungsprozess.
Hierzu gehören:
- 🔹 Unternehmens- und materialspezifische Fragebögen
- 🔹 Hochladen relevanter Dokumente
- 🔹 Transparente Fortschrittskontrolle durch ein Ampelsystem
Ein in das Lieferantenmanagement integriertes Portal ist auch deshalb von großem Nutzen, weil Sie so durch die Lieferantenmanagement Software einen Überblick alle relevanten Lieferantendaten erhalten. Die übersichtliche Darstellung verschafft Ihnen Transparenz über alle wesentlichen Informationen Ihrer Supply Chain und ermöglicht es Ihnen, Entscheidungen zu treffen, auf deren Grundlage die Rentabilität des Unternehmens sich verbessern wird. Für das Lieferanten Onboarding, die Verwaltung und Aufbereitung sämtlicher Daten und Informationen nutzt eine Lieferantenmanagement Software heute intelligente Algorithmen, die zusammengehörige Daten erkennen und miteinander verbinden können. Dadurch erleichtert sich Ihr Tagesgeschäft, Sie haben schnelleren Zugriff auf benötigte Informationen und sind nicht gezwungen, aufwändige Berichte selbst zusammenzustellen.
2.3. Automatisierte Qualifizierung und Freigabe
Der Einkauf steuert den gesamten Prozess zentral über den SC-Manager Lieferantenmanager. Alle Beteiligten erhalten automatische Statusmeldungen, sodass der Fortschritt jederzeit nachvollziehbar ist. Nach erfolgreicher Qualifizierung wird der Lieferant mit nur einem Klick im ERP-System als Kreditor angelegt.
3. Vereinfachte Kommunikation & aktuelle Daten nach Lieferanten Onboarding
Eine moderne Lieferantenmanagement Software vereinfacht und beschleunigt die Kommunikation zwischen den Nutzern. Prozesse werden durch Automatismen optimiert, wodurch sich der Aufwand für die Kommunikation deutlich reduziert. Außerdem verfügen Sie immer über die aktuellen Daten und sind jederzeit auf dem neuesten Stand. Dies ist vor allem hilfreich bei Rückfragen an Lieferanten. Alle Beteiligten haben jederzeit umfassende Kenntnis, z. B. bei der Frage des Prozessfortschritts oder in Bezug auf Einhaltung von Zeitplänen. Mithilfe automatischer Warnhinweise, die von der Lieferantenmanagement Software gesendet werden, lassen sich Probleme zeitnah mittels Kommunikation sowie durch entsprechende Reaktionen beheben.
Dank eines gut strukturierten Lieferanten Onboarding innerhalb der Lieferantenmanagement Software sind unübersichtliche Lieferantenlisten und auf verschiedene Ablagen verteilte Lieferdokumente kein Problem mehr. Zudem reduzieren sich Kosten- und Zeitaufwand, die im Rahmen der bisher notwendigen Suche nach Fehlern (etwa in Prozessen und Warenströmen) auf ein absolutes Minimum. Die erfreuliche Konsequenz ist mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben. Wenn Sie eine Lieferantenmanagement Software mit Lieferanten Onboarding, Lieferantenportal, digitaler Signatur sowie umfassendem Monitoring und Reporting von Simmeth verwenden, werden zahlreiche Entscheidungsfindungsprozesse schneller, reibungsloser und effizienter. Davon profitiert letztlich Ihr gesamtes Unternehmen. Das Supply Chain Management umfasst eine Vielzahl von Aufgaben, die darauf abzielen, die Lieferkette effizient und flexibel zu gestalten.
Effizienz & Transparenz durch digitales Onboarding: Vorteile zusammengefasst
- ✅ Automatisierte Prozesse reduzieren den administrativen Aufwand
- ✅ Transparente Prüflisten ermöglichen eine einfache Nachverfolgung
- ✅ Integrierte Workflows sorgen für einheitliche Standards
- ✅ Direkte ERP-Anbindung erleichtert die Lieferantenintegration
Fazit: Schneller, effizienter und sicherer Onboarding-Prozess
Ein gut durchdachter Lieferanten-Onboarding-Prozess spart Unternehmen Zeit und Geld, indem er die Qualitäts- und Compliance-Standards von Anfang an sicherstellt. Der SC-Manager bietet eine komplette Lösung für das automatisierte, transparente und effiziente Onboarding, sodass Unternehmen ihre Lieferketten nachhaltig und zuverlässig optimieren können.