Lieferantenportal

Optimierung der Kommunikation zwischen Einkauf und Lieferanten

Der Einsatz eines Lieferantenportals birgt Potential für wesentliche Vereinfachung der Kommunikation, des Informations- und des Datenaustauschs zwischen Kunden und Lieferanten. Abläufe werden nicht nur schneller, direkter und unkomplizierter. Vorgänge, die bisher eine Reihe an Telefonaten, Emails und manuellen Ablagen benötigen, können nun durch Funktionen wie automatische Email-Benachrichtigungen und Erinnerungsmails, durch webbasierte Eingabemasken, Fragebögen, Upload und Download Möglichkeit von Dokumenten durchgeführt und gesteuert werden.

Supply-Monitor Lieferantenportal

Über das Lieferantenportal, zu dem beide Seiten, die Lieferanten und der Einkauf, Zugang haben, werden Informationen sowie Dokumente schnell und einfach per Upload und Download ausgetauscht. Dies ist vor allem in der Lieferantenqualifikation, der Präqualifikation von potentiellen Lieferanten wie auch der Requalifikation von Bestandslieferanten von Bedeutung. Der Supply-Monitor unterstützt Sie beim Erkennen und Nachvollziehen von Abweichungen wie zum Beispiel dem Ablauf von Zertifikaten und Verträgen mittels visueller Warnsignale oder auch automatischer Emails.

Schon der Beginn einer Lieferantenbeziehung wird durch eine Datenbank basierte Registrierung mittels Webformular, verlinkt auf Ihrer Homepage, vereinfacht und sofort in einen geregelten Workflow gelenkt. Die Verantwortlichen des Einkaufs werden automatisch auf eine neue Registrierung durch einen potentiellen Lieferanten hingewiesen. Sie können die Informationen des Formulars sofort über ihr Cockpit abrufen und analysieren. Die Benachrichtigung des potentiellen Lieferanten, ob ablehnend oder als positiver Bescheid mit weiterführenden Informationen wie Login Daten in das Portal, wird über den Workflow genau gesteuert und in der Datenbank dokumentiert. 

Die in der anschließenden Präqualifizierung der potentiellen Lieferanten notwendigen Informationen und Dokumente können durch die Login Möglichkeit dieser an das Portal direkt durch Formulare, Fragbögen sowie Up- und Download von Dokumenten gesammelt bzw. ausgetauscht werden. Die verantwortlichen Einkäufer haben dabei stets den Status des Präqualifikationsprozesses im Überblick und können hinterlegte Informationen und Dokumente umgehend einsehen und auch bewerten. Notwendige Freigabeprozesse zum Beispiel für zukünftige Ausschreibungen oder Aufnahme in den Lieferantenpool werden durch pragmatische Workflows gesteuert und für alle beteiligten Stellen vereinfacht.

Ähnliche Vorteile bietet der Einsatz des Lieferantenportals über den gesamten Lebenszyklus der Lieferantenbeziehung. Reminder-Funktionen – visuell als Ampel und als Mail – für ablaufende Zertifikate und die direkte Erneuerung dieser Dokumente durch den Lieferanten selbst via Uploadfunktion seien als Beispiel genannt. Oder es können auch Formulare in Form von Assessments durch Lieferant und Einkauf gemeinsam bearbeitet werden. Ergebnisse der Lieferantenbewertungen können direkt dem Lieferanten im jeweils gewünschten Detaillierungsgrad zur Verfügung gestellt werden und nicht zuletzt über ein integriertes Maßnahmenmanagement in einen gesteuerten Verbesserungsprozess überführt werden. Die Aufgaben können wiederum von Lieferant und Einkauf gemeinsam bearbeitet werden.

Die automatische, detaillierte Historie der Lieferantenbeziehung durch die Datenbank schafft Transparenz nicht nur in allen beteiligten Stellen Ihres Unternehmens, sondern auch für Ihre Lieferanten selbst. Hierbei sind Sie frei in Ihrer Entscheidung, welche Stellen die Infos wie aufbereitet und in welcher Granularität erhalten. Die Automatisierung dieser Informationsprozesse bringt einen weiteren ROI in Ihr Projekt „Lieferantenportal“.

Ihr Nutzen - Ihr ROI:

  • webbasierter Registrierungsprozess mit gesteuertem Workflow zur Präqualifikation
  • gesteuerte und automatisierte Kommunikationsprozesse inkl. automatischer Mails
  • gesteuerte und automatisierter Dokumentenaustausch via Upload und Download
  • integriertes Formularwesen ermöglicht auch gemeinsames Bearbeiten von Formularen (z.B. Assessments)
  • integriertes Maßnahmenmanagement
  • webbasierte Cockpits für neue oder zugelassene Lieferanten über das Web
  • webbasierte Cockpits sorgen für Transparenz im Einkauf über Ihre Lieferantenprozesse und Lieferantendaten
  • sofortige Arbeitserleichterung und Prozessverbesserung für Einkauf und Lieferanten

 

 

 

Demovideos finden Sie auf unserem Simmeth System YouTube Kanal

Sie interessieren sich für weitere Details? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf oder besuchen Sie eines unserer Webinare.