El sistema de información y gestión de proveedores EKK plus «LiMiS
Basándose en la solución de software «SC-Manager» del proveedor de software Simmeth System GmbH, EKK plus ha creado una plataforma central con el sistema de gestión e información de proveedores «LiMiS», que combina eficazmente la gestión de proveedores, la gestión del conocimiento y la comunicación entre miembros y proveedores en una solución de portal basada en una app.
El EKK más «LiMiS» (sistema de información y gestión de proveedores)
EKK plus como filial de GDEKK GmbH es uno de los mayores y más exitosos grupos de compra del sector sanitario alemán tras más de 25 años en el mercado: con una facturación anual de más de 1.200 millones de euros y especializado en clínicas de titularidad pública. La organización cuenta actualmente con 56 miembros en toda Alemania y más de 230 clínicas y centros afiliados. Dentro de sus diversos centros de competencia (médico, farmacéutico, tecnología médica, diagnóstico de laboratorio, digitalización, educación y formación continua) y con un departamento interno para licitaciones y procedimientos de adjudicación en toda la UE, EKK plus ha creado una amplia gama de servicios especializados y altamente cualificados para sus miembros en las condiciones de mercado dinámicamente cambiantes del sector sanitario.
Basado en la solución de software «SC-Gestor» del proveedor de software Simmeth System GmbH, EKK plus ha creado una plataforma central con el sistema de gestión e información de proveedores «LiMiS», que gestión de proveedoresgestión del conocimiento, miembros y proveedores comunicación con proveedores se combinan eficazmente en una solución de portal basada en aplicaciones.
El proyecto «LiMiS»: algo más que la gestión de proveedores
El proyecto «LiMiS», originalmente en EKK plus con el enfoque técnico de evaluación de proveedores y evaluación de riesgos (LkSG), se ha convertido en una plataforma central de información y comunicación para los centros sanitarios afiliados a EKK plus y para la propia EKK plus, cuyos beneficios son de gran importancia en muchos ámbitos operativos. Los principales usuarios del sistema son, en particular, el departamento de compras del hospital y el departamento farmacéutico o las farmacias de los centros afiliados. Los proveedores también tienen acceso a partes del sistema a través de un portal de proveedores independiente.
Leska Kirchberg, directora responsable del proyecto en EKK plus, confirma: «LiMiS se ha convertido ahora en una plataforma integral de información y comunicación para nuestras clínicas, proveedores y nuestra organización interna, y constituye un pilar fundamental de nuestro paisaje de sistemas informáticos para clientes.»
La gestión centralizada de proveedores, información y conocimientos ofrece numerosos valores añadidos a los miembros de la comunidad de compras
Con «LiMiS», EKK plus dispone de una base de datos central en la que se gestiona y controla toda la información relevante, por ejemplo, sobre contratos, acuerdos de condiciones y de compra, certificados, resultados de licitaciones, evaluaciones, información sobre sostenibilidad y gestión del riesgo de los proveedores. Los miembros de EKK plus tienen acceso a toda la información relevante en todo momento y pueden obtener una rápida visión general de los cambios y novedades.
Toda la información se almacena en un archivo de proveedores con una estructura de registros clara. Además de los registros, los usuarios también tienen acceso a sistemas de semáforos y cuadros de mando para la visualización gráfica de los datos.
Una característica especial: los conocimientos especializados de los empleados de los departamentos de compras de las clínicas de los distintos grupos de productos pueden consultarse a través del sistema con la información de contacto correspondiente para establecer una red personal directa. Los participantes en los grupos de expertos de EKK plus también pueden utilizar el sistema para intercambiar datos.
Otras ventajas del sistema son la amplia base de datos de conocimientos de la división de farmacia clínica y AMTS, así como el portal de seminarios y conferencias, que proporciona a los miembros información sobre los numerosos eventos EKK plus y opciones de inscripción online. Un asistente de flujo de trabajo les guía paso a paso por el proceso. Las inscripciones pueden consultarse en cualquier momento y, posteriormente, editarse o cancelarse.
Gestión de riesgos y cumplimiento con una visión de 360 grados
LiMiS no sólo gestiona los datos de los aproximadamente 500 socios contractuales de EKK plus, sino también, en el contexto de la LkSG, los resultados del análisis de riesgos de los cerca de 5.500 proveedores internos actuales de los centros sanitarios afiliados, que se mapean en el sistema en una base de datos de la LkSG especialmente desarrollada.
Otro punto fuerte de «LiMiS» es su gestión integrada de riesgos y cumplimiento. Combina evaluaciones internas, información sobre riesgos y sostenibilidad de EKK plus con datos externos. En el contexto de la Ley Alemana de Obligaciones de la Cadena de Suministro (LkSG ), por ejemplo, las evaluaciones generales de riesgos específicas del país y del sector del proveedor de servicios de sostenibilidad EcoVadis. Una interfaz automática integra esta información externa en el cuadro de mando de riesgos y cumplimiento de la gestión de proveedores y la complementa con su propia lógica de evaluación, lo que permite un análisis exhaustivo.
A partir de estos datos básicos, se produce una escalada gradual del riesgo. Si la puntuación de sostenibilidad de un proveedor cae por debajo de un valor umbral crítico, la gestión de riesgos de EKK plus se activa, valida el resultado e inicia gradualmente nuevas medidas. En este caso, se contacta directamente con el proveedor y se le pide una declaración mediante un flujo de trabajo preparado en el portal del proveedor. Todo el proceso y su estado se visualizan de forma transparente mediante un sistema de semáforo.
Colaboración eficaz con los proveedores
LiMiS también tiene ventajas para los proveedores. Los proveedores son invitados por EKK plus con un clic de ratón, inician sesión, confirman datos o cargan los documentos necesarios, como certificados. Para facilitar a los proveedores la asignación interna de tareas, se pueden registrar hasta cinco usuarios por proveedor en el portal. Además, la comunicación por correo electrónico (EKK plus a los proveedores) se centraliza a través del portal del proveedor es posible de forma centralizada a través del portal de proveedores.
«LiMiS»: un proceso dinámico
EKK plus no considera sus sistemas y los procesos que soportan como un estado estático, sino como un proceso dinámico. Junto con los asesores de Simmeth System, las nuevas sugerencias de EKK plus se analizan continuamente teniendo en cuenta al usuario y se integran en LiMiS.
Actualmente, por ejemplo, la optimización técnica del sistema de evaluación de proveedores EKK plus para aumentar aún más la eficacia y la transparencia. La aplicación de licitaciones también se está completando con funciones adicionales.
Con «LiMiS», EKK plus ha establecido una plataforma central que permite un nuevo nivel de colaboración para compras, clínicas y proveedores. El sistema no sólo crea transparencia, sino que también simplifica y automatiza numerosos procesos, lo que supone un considerable valor añadido para todos los implicados.