Regionetz amplía su «sistema de gestión de compras»
Regionetz GmbH, uno de los principales operadores de red de la región de Aquisgrán, apuesta por soluciones innovadoras de digitalización en las compras. Con el gestor modular SC-Manager, la empresa optimiza los procesos, fomenta la transparencia y garantiza una evaluación precisa de los proveedores: un modelo a seguir para las estrategias de compra modernas en el sector del suministro energético.
Ahora se han implementado otros elementos, como la gestión de grupos de productos y las firmas digitales para los documentos de los proveedores.
A principios de 2018 se puso en marcha uno de los mayores operadores de redes de la región de Aquisgrán, con el nombre de Regionetz. Regionetz es una empresa con casi 800 empleados y agrupa todas las tareas relacionadas con la construcción, explotación, gestión de redes, gestión de activos y contadores en los ámbitos de las redes de electricidad, gas, calefacción y agua en la ciudad de Aquisgrán, la región de la ciudad de Aquisgrán y partes de los distritos de Heinsberg y Düren. Aquisgrán también es responsable de la gestión operativa del sector de aguas residuales.
Regionetz es una cooperación entre dos socios a partes iguales, lo que también se refleja en la distribución de las acciones de la empresa: Stadtwerke Aachen Aktiengesellschaft posee algo más del 50% de la nueva empresa, mientras que EWV, Energie- und Wasser-Versorgung GmbH, Stolberg, posee algo menos del 50%.
El proyecto
1. gestión de grupos de productos
En 2024, Regionetz amplió su sistema modular de gestión de compras «SC-Manager» de Simmeth System, establecido desde hace muchos años, para incluir el módulo de«gestión de grupos de productos«.
Esto significa que, mientras que las herramientas de gestión de proveedores, como el portal de proveedores, funcionan sobre la base de cuentas a pagar, la gestión de grupos de productos asigna toda la información a los grupos de productos, la muestra en una vista general central y la complementa con cifras clave relevantes, como los volúmenes de pedidos a nivel de grupo de productos. Puedes ver inmediatamente qué proveedores contribuyen a qué grupo y con qué volumen.
Hardy Creutz, experto en métodos y procesos de compra de Regionetz: «Ahora es muy fácil distinguir lo esencial de lo no esencial en los grupos de productos. Ahora tienes todas las cifras, datos y hechos sobre los grupos de productos de un vistazo.
2. firma digital y portal del proveedor
Regionetz utiliza el portal de proveedores sobre todo para calificar a los proveedores mediante autoevaluación y para almacenar los documentos necesarios. Desde hace poco, un asistente de flujo de trabajo ayuda a los proveedores guiando a los usuarios paso a paso por los procesos necesarios con un clic del ratón.
3. evaluación de proveedores
El módulo de evaluación de proveedores «SC-Evaluator» es desde hace años la base de la gestión estratégica de compras y proveedores en Regionetz. Sólo en 2024 ya se han realizado 14 evaluaciones con más de 3.000 cuestionarios cumplimentados.
¿Por qué necesitas estas evaluaciones? Hardy Creutz explica: «Este año, Regionetz ya ha llevado a cabo varias certificaciones, por ejemplo, de seguridad informática, ISO 9001 o TSM (gestión de la seguridad técnica), para las que las evaluaciones actualizadas y fundamentadas de los proveedores eran un requisito previo importante. Por ejemplo, recientemente se ha realizado una auditoría del SGSI para la ISO 27001, para la que se requiere una evaluación actualizada de los proveedores pertinentes».
Los criterios externos, como los resultados de la evaluación de obras Regionetz, también pueden incluirse como criterios en el cuadro de mando.
A continuación, los resultados de la encuesta se calculan de forma transparente en una puntuación de evaluación mediante un cuadro de mando ponderado y se presentan de forma transparente en cuadros de mando e informes.
«Los auditores llevan años entusiasmados, sobre todo por el nivel de detalle de los análisis de evaluación», dice Hardy Creutz.
5. cifras clave e informes
La aplicación«KPI-Monitor» de SC-Manager se utiliza en Regionetz para garantizar la transparencia del proceso. Con ella se visualizan los KPI relacionados con el proceso, como los pedidos pendientes o los análisis ABC del volumen de aprovisionamiento, en cabinas y cuadros de mando de KPI, a los que tienen acceso los departamentos pertinentes, controlados por autorizaciones. También en este caso, las tareas se derivan directamente de los KPI, que a su vez se gestionan directamente en la herramienta.
Los cuadros de mando y las cabinas no sólo muestran los KPI en relación con los proveedores, sino desde todas las perspectivas deseadas. Ya sea para evaluaciones de proveedores, vistas generales de grupos de productos o análisis detallados de pedidos.
6. análisis de compra inconformista
Basándose en los detalles del pedido, Simmeth ha desarrollado otra herramienta pragmática que a Regionetz le gusta utilizar: el Análisis de Compra Maverick. «Lo que antes nos llevaba mucho tiempo y esfuerzo determinar mediante hojas de Excel, ahora lo podemos analizar en 1-2 minutos», dice Hardy Creutz.
Conclusión
Regionetz es un ejemplo de digitalización ejemplar en la contratación de empresas de suministro energético. Demuestra cómo las tecnologías modernas pueden contribuir a la optimización y la transparencia en las compras. Hardy Creutz lleva décadas siendo un visionario del uso inteligente de la tecnología digital en la contratación, sin olvidar su relevancia práctica. Resume: «La transparencia, la disponibilidad y la trazabilidad son factores importantes para nosotros en Compras en Regionetz. Y no sólo para Compras, sino para todos los destinatarios, como proveedores, departamentos especializados y auditores, por ejemplo. Al mismo tiempo, puedes concentrarte en los elementos de Compras que son importantes para la empresa. Y esto está garantizado con las herramientas de SC-Gestor y con Simmeth System y sus pragmáticos asesores.