Gestión de proveedores en Messe München

Messe München optimiza su gestión de proveedores con la evaluación de proveedores y la gestión de documentos mediante el software de Simmeth System.

Con más de 50 ferias propias de bienes de equipo, bienes de consumo y nuevas tecnologías en Múnich y en el extranjero, Messe Mü nchen es uno de los principales organizadores de ferias del mundo. En la actualidad, Messe München organiza 10 ferias internacionales líderes, entre ellas bauma, la mayor feria del mundo en cuanto a superficie de exposición.

El concepto

En 2011, Messe München puso en marcha el “Proyecto SPEED de Optimización de Compras”. El objetivo era optimizar las compras estratégicas y operativas con el fin de utilizar esta estrategia para aumentar la eficiencia del departamento central de compras de Messe München. Un importante componente del sistema de este proyecto fue la introducción de un sistema de evaluación de proveedores en el primer paso, que se integrará en un sistema de gestión de proveedores centralizado, estandarizado y completo en el segundo paso. Con la solución de software SC-Manager de Simmeth System, estos módulos del proyecto pudieron integrarse perfectamente.

El proyecto: Feria de Gestión de Proveedores de Múnich

El núcleo del proyecto es una base de datos central como base de información, que se sincroniza con los datos maestros del proveedor y todos los datos de pedidos y facturas del sistema ERP. Los certificados, referencias, contratos y todos los demás documentos de los proveedores también se almacenan en la base de datos y se gestionan de forma centralizada. Entre otras cosas, el sistema calcula las fechas de vencimiento de los contratos y notifica automáticamente al departamento de compras los plazos correspondientes por correo electrónico. Las cifras clave importantes, como los volúmenes de pedidos y facturas, se determinan continuamente y están a disposición de los compradores con prácticas funciones de análisis y notas de desviación.

Aplicación

Los datos básicos del sistema ERP se complementan con amplia información adicional, como indicadores de riesgo y autodeclaraciones de proveedores para la gestión de proveedores de Messe München. Las autodeclaraciones se obtienen del proveedor a través de un flujo de trabajo por correo electrónico y se actualizan periódicamente.

Los proveedores potenciales que aún no existen en el maestro de proveedores del sistema ERP también pueden registrarse y precalificarse, y están a disposición del departamento de compras en la gestión centralizada de proveedores.

Evaluación de proveedores

Con la ayuda de la evaluación de proveedores integrada en el sistema de gestión de proveedores de Messe München, los puntos fuertes y débiles de los proveedores se evalúan de forma regular y estandarizada mediante cuestionarios basados en la web, que se distribuyen automáticamente a los departamentos especializados por correo electrónico. Los resultados se calculan de forma transparente mediante un cuadro de mando y están a disposición de los compradores de la gestión de proveedores en cualquier momento para realizar análisis detallados y mantener conversaciones con los proveedores.

“Con el software de Simmeth System, nuestro departamento de compras dispone ahora de un sistema de gestión de proveedores definido con precisión, armonizado y documentado. Se ha implantado con éxito un componente importante de nuestro proyecto “SPEED Project Procurement Optimisation””, afirma Peter Melber, Jefe de Compras Centrales de Messe München, valorando el éxito del proyecto.

Resumen de la gestión de proveedores en Messe München

Con el sistema de gestión de proveedores de Simmeth System, el departamento central de compras de Messe München dispone tanto de una herramienta centralizada para las compras estratégicas como de una herramienta para el día a día en las compras operativas. Procesos como las autoevaluaciones periódicas de proveedores se apoyan ahora en el sistema en flujos de trabajo controlados. Se han eliminado los subsistemas distribuidos y se han integrado en la solución de base de datos central.

“Sólo la calidad de los datos maestros ha aumentado un 80% en poco tiempo gracias a la transparencia y claridad del sistema de gestión de proveedores”, señala Katharina Dedler, Jefa de Gestión Estratégica de Compras de Messe München.

“La evaluación de proveedores con sus claros cuestionarios web es fácil de llevar a cabo y goza de una gran aceptación”, añade Isabelle Heckmann-Zimmermann, Compradora Estratégica de Messe München. “En el tercer año de evaluación desde que se introdujo el sistema, se ha evaluado a más de 152 proveedores con la ayuda de más de 566 cuestionarios enviados. Ahora disponemos de una excelente base de datos como punto de partida para las conversaciones con los proveedores y el desarrollo sistemático de los mismos.”