1; Integrierte digitale Signatur: Was heißt das?
Die Anwender:innen unserer SCM-Software SC-Manager können direkt in der Anwendung per Mausklick einen Prozess zur digitalen Unterschrift eines Dokuments durchführen.
Eine digitale Unterschrift eines Dokuments ist ein elektronisches Verfahren, das die Authentizität, Integrität und Nicht-Abstreitbarkeit eines digitalen Dokuments gewährleistet. Ähnlich einer handschriftlichen Unterschrift auf einem physischen Dokument, dient die digitale Unterschrift dazu, die Zustimmung und die Verifikation des Inhalts eines digitalen Dokuments durch den Unterzeichner zu bestätigen. Der Prozess der Erstellung und Verifizierung digitaler Unterschriften basiert auf kryptographischen Methoden, insbesondere auf dem Konzept der asymmetrischen Verschlüsselung. Hier eine kurze Erläuterung ihrer Schlüsselaspekte:
1. Authentizität: Eine digitale Signatur hilft zu verifizieren, dass eine Nachricht oder ein Dokument tatsächlich von dem angegebenen Absender stammt. Dies wird durch den Einsatz eines einzigartigen digitalen Schlüssels erreicht, der dem Absender zugeordnet ist.
2. Integrität: Sie stellt sicher, dass der Inhalt der Nachricht oder des Dokuments seit der Signierung nicht verändert wurde. Jegliche Modifikationen am Dokument nach der Signierung würden die Signatur ungültig machen.
3. Nicht-Abstreitbarkeit: Die digitale Signatur bietet einen Beweis, dass der Unterzeichner die Nachricht oder das Dokument signiert hat, wodurch die Möglichkeit der Abstreitbarkeit reduziert wird.
Der Prozess der digitalen Signierung umfasst die Erstellung eines digitalen Fingerabdrucks der Nachricht oder des Dokuments durch Hashing und dessen Verschlüsselung mit dem privaten Schlüssel des Unterzeichners. Der Empfänger kann die Signatur entschlüsseln, um den ursprünglichen digitalen Fingerabdruck zu erhalten, den er dann mit einem selbst erstellten Fingerabdruck der erhaltenen Nachricht oder des Dokuments vergleichen kann. Stimmen beide Fingerabdrücke überein, ist die Signatur als gültig anzusehen.
2; Integrierte digitaleSignatur: Wie funktioniert es?
Anwender:innen können direkt in der Anwendung durch einen Mausklick einen Prozess zur digitalen Unterschrift eines Dokuments initiieren. Dies beginnt mit der Auswahl des zu signierenden Dokuments und der Festlegung der Teilnehmer, die das Dokument unterzeichnen oder genehmigen sollen. Die Teilnehmer können dabei sowohl Kolleg:innen im Unternehmen als auch Lieferanten sein.
Sobald der Prozess gestartet wird, leitet der SC-Manager das Dokument an den Dienst „Sign Request“ weiter. Dieser bedient sich der weltweit zertifizierten Entrust Certification Authority für digitale Signaturen.
Teilnehmer:innen des Signaturprozesses erhalten eine Einladung via E-Mail, über die sie direkt zu „Sign Request“ weitergeleitet werden. Hier können sie mit wenigen Klicks das Dokument digital signieren.
Nachdem die Unterschrift geleistet ist, kümmern sich „Sign Request“ und der SC-Manager um alles Weitere. Das unterzeichnete Dokument wird automatisch im entsprechenden Ordner des SC-Managers abgelegt und alle Beteiligten erhalten eine Benachrichtigung über die erfolgte Unterzeichnung.
3. Integrierte digitale Signatur: Welche Vorteile hat man davon?
Die Integration der digitalen Unterschrift im SC-Manager bringt eine Reihe von Vorteilen mit sich, die Prozesse in Unternehmen erheblich vereinfachen und beschleunigen. Hier sind die Schlüsselvorteile:
1. Einfachheit und Zugänglichkeit: Mit einem einfachen Mausklick können Anwender:innen im SC-Manager den Signaturprozess direkt in der Anwendung initiieren. Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht eine schnelle Auswahl der Dokumente und Teilnehmer, was den Prozess für alle Beteiligten zugänglicher macht.
2. Effizienzsteigerung: Die Auswahl der Prozessteilnehmer und das Starten des Signaturvorgangs geschehen ohne die Notwendigkeit, die Anwendung zu verlassen, was zu einer erheblichen Zeitersparnis führt.
3. Sicherheit: Durch die Nutzung des Dienstes „Sign Request“ und die zertifizierte Sicherheit der Entrust Certification Authority ist jeder Schritt im Signaturprozess sicher und vertrauenswürdig.
4. Automatisierung: Nach der digitalen Unterzeichnung über „Sign Request“ erfolgt die Ablage der Dokumente automatisch im richtigen Ordner des SC-Managers. Dies minimiert das Risiko menschlicher Fehler und spart weitere Zeit.
5. Benachrichtigung und Transparenz: Jeder Schritt wird dokumentiert und die Teilnehmer erhalten automatische Benachrichtigungen, was zu einem transparenten und nachvollziehbaren Prozess führt.
6. Nicht-Abstreitbarkeit: Mit digitalen Signaturen werden die Identitäten der Unterzeichnenden und der Status der Dokumente klar festgehalten, was für Rechtsverbindlichkeit und Compliance von Bedeutung ist.
Die integrierte digitale Unterschriftsfunktion im SC-Manager ist somit ein Meilenstein für agile Unternehmen, die Wert auf Schnelligkeit, Effizienz und Sicherheit im digitalen Zeitalter legen.
Insgesamt bietet der integrierte Signaturdienst eine effiziente und sichere Möglichkeit, Lieferkettenprozesse im Lieferantenmanagement zu optimieren und die Compliance zu verbessern. Dieser effiziente und integrierte Ansatz spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert den Workflow in ihrer Lieferkette.