Sistema de gestión central de proveedores en el grupo de empresas Star Cooperation

Desde su fundación en 1997, Star Cooperation Group ha acompañado a sus clientes en numerosos proyectos de postventa, electrónica de vehículos y ventas y ofrece soluciones de consultoría e implementación en las áreas de tecnología, logística, impresión y medios de comunicación, así como en el negocio digital. Sus conocimientos se combinan de tal manera que los clientes del grupo empresarial Star Cooperation se benefician de sus equipos interdisciplinarios y de las sinergias entre los distintos grupos.

Esta versatilidad de la cartera de soluciones también supone un reto muy especial para el departamento de compras de Star Cooperation Group. La heterogeneidad de los distintos grupos de productos, que van desde la tecnología, los medios de comunicación y las tecnologías de la información hasta la gestión de edificios y vehículos, el personal, la logística y las finanzas, debe tenerse en cuenta individualmente en su evaluación, manteniendo al mismo tiempo una visión general centralizada.

Para hacer justicia a esta tarea, el año pasado el Star Cooperation Group introdujo un sistema central de gestión y evaluación de proveedores en forma del proveedor de soluciones Simmeth System.

"El objetivo del proyecto era mejorar la agrupación de proveedores y apoyar la selección de los proveedores adecuados", explica Maja Müller, responsable de compras del Star Cooperation Group. "La transparencia del sistema de gestión de proveedores sensibiliza a los implicados en los procesos de pedido sobre el comportamiento correcto de los pedidos y, por lo tanto, conduce a una mejora sostenible de los procesos.

Y por último, pero no por ello menos importante, se buscaron toda una serie de simplificaciones en el día a día de los negocios. Por ejemplo, el registro de reclamaciones y el cálculo automático de ratios de calidad. O el almacenamiento centralizado de contratos y certificados y la vinculación de sus datos clave, como la fecha de caducidad, con señales de advertencia.

El proyecto se implementó con la solución de software de gestión de la cadena de suministro SC-Manager de Simmeth System utilizando los módulos Supply Monitor Supplier Manager y SC-Evaluator Supplier Evaluation. En el primer paso, se creó una especificación de requisitos junto con los consultores de Simmeth System, que describe detalladamente los procesos de reserva, flujos de trabajo, algoritmos, estructuras de datos e interfaces. Posteriormente, la base de datos central del SC-Manager, basada en un servidor SQL, se acopló al sistema SAP portador de datos. La base de datos se suministra automáticamente con los datos definidos diariamente. "La ventaja para nuestros clientes es que no sólo nuestros consultores tienen muchos años de experiencia, sino que el software también está equipado y preconfigurado con plantillas basadas en esta gran experiencia. Nunca se parte de cero, sino que simplemente se adapta la lógica de reserva y los flujos de trabajo a las condiciones locales", explica Markus Simmeth, Director General de Simmeth System. En pocas semanas, el software fue implementado y listo para su uso en el entorno de TI de Star Cooperation.

Después de una fase de prueba intensiva de varias semanas con usuarios de prueba de los distintos departamentos, a finales de febrero se llevó a cabo el despliegue para toda la empresa. Gradualmente se evalúan los proveedores y se establece la correspondiente base de información. El objetivo es evaluar a cada proveedor al menos dos veces al año mediante cuestionarios. Las quejas se registran a través de cuestionarios basados en la web en lugar de Excel. De este modo, la tasa de reclamaciones está disponible de forma automática y continua. Al igual que los ratios fiabilidad de entrega y fiabilidad cuantitativa, que se han calculado diariamente a partir de los datos del documento desde que se puso en marcha, se condensan en cuadros de mando claros con las evaluaciones de los cuestionarios. El almacenamiento centralizado de los certificados de proveedor y los contratos, que ahora tiene lugar gradualmente, junto con los datos maestros, los ratios y las reclamaciones, da como resultado un fichero de proveedores completo, claro y centralizado.

Paso a paso, una gestión metódica de los proveedores se integra y consolida en los procesos diarios de todos los participantes en los procesos de compra y tecnología. Desde 9 grupos de productos, hasta 100 usuarios utilizan ahora el módulo Supply Monitor Supplier Manager para la selección de proveedores. "En pocos meses hemos podido mejorar significativamente los procesos de gestión de proveedores y, para alcanzar los objetivos fijados, necesitaremos algo más de tiempo. Pero el proyecto ya ha dado sus frutos en este punto", dice Silke Bauer, gerente de proyectos de compras del Star Cooperation Group.