La gestión de grupos de productos y la gestión por categorías explicadas de forma práctica
La gestión de grupos de productos y la gestión de categorías son factores clave del éxito en la distribución y la contratación modernas. Pero, ¿qué hay exactamente detrás de estos términos y por qué son tan importantes para las empresas? Para ayudarte a mantener una visión de conjunto, en este artículo te explicamos en términos sencillos y prácticos cómo puedes estructurar sistemáticamente los grupos de productos, gestionarlos estratégicamente y conseguir así ventajas competitivas sostenibles.
1. gestión de grupos de productos: definición, estrategia y ejemplos
1.1. ¿Qué es la gestión de grupos de productos?
La gestión por grupos de productos es un componente central de las compras estratégicas y se utiliza para estructurar sistemáticamente las actividades de aprovisionamiento. El objetivo es aumentar la transparencia interna y mejorar significativamente la base de las negociaciones con los proveedores clasificando los materiales y servicios en grupos de productos.
Aunque los dos términos se utilizan a menudo como sinónimos, la gestión por categorías es claramente distinta de la gestión por categorías, que suele situarse en el sector de los bienes de consumo y está más orientada al marketing y al cliente. Mientras que la gestión por categorías tiende a perseguir objetivos relacionados con las ventas, la gestión por categorías se centra en optimizar las compras en términos de costes, proveedores y procesos. Lee también las explicaciones detalladas a continuación.
1.2. Definición de la gestión de grupos de productos
La gestión de grupos de productos es la categorización sistemática de bienes y servicios en grupos homogéneos en función de criterios como el tipo de material, el ámbito de aplicación o la asignación de proveedores. Esta estructuración constituye la base de las decisiones estratégicas de compra, ya que agrupa necesidades comparables y reduce la complejidad de las compras.
Esta metodología permite
- Reduce los costes,
- Simplificar los procesos y
- aumentar significativamente la transparencia en toda la organización de compras.
De este modo, las empresas crean una base de decisión estandarizada y basada en datos para su estrategia de compras.
1.3. Análisis de grupos de productos como base de la estrategia
Un análisis de grupos de productos bien fundamentado es el primer paso hacia una gestión eficaz de los grupos de productos. Se trata de registrar y analizar sistemáticamente los datos de consumo, las cantidades necesarias y las estructuras de proveedores. A menudo le sigue un análisis ABC, que puede utilizarse para priorizar grupos de productos especialmente relevantes, por ejemplo, según el volumen de compras o la importancia estratégica. Además, se forman agrupaciones en las que los artículos, servicios o proveedores se resumen según la afiliación al grupo de productos, para identificar y aprovechar de forma selectiva las sinergias.
1.4. Objetivos y ventajas en la compra
La gestión de grupos de productos persigue varios objetivos estratégicos que tienen un impacto positivo directo en el rendimiento de las compras. Mediante la agrupación selectiva de necesidades dentro de un grupo de productos, pueden generarse efectos de volumen que conduzcan a notables reducciones de costes.
Además, se optimiza la base de proveedores y se apoya tu gestión de proveedores , ya que el departamento de compras puede concentrarse más en socios eficientes y estratégicamente relevantes. Esto no sólo fomenta la calidad y la fiabilidad de las entregas, sino también la capacidad de innovar mediante una cooperación más intensa. Otra ventaja reside en la estandarización y automatización de los procesos de aprovisionamiento, que se facilita con la ayuda de la gestión profesional de grupos de productos, especialmente en combinación con los modernos sistemas SRM.
2 ¿Qué es la gestión por categorías en las compras?
La gestión por categorías se ha consolidado como un sistema de gestión de compras orientado al cliente y al mercado que tiene sus orígenes en el sector minorista. Sin embargo, ahora también se utiliza en muchos otros sectores, desde la ingeniería mecánica hasta la industria farmacéutica. Esto se debe a que la gestión por categorías ofrece un verdadero valor añadido allí donde las empresas desean gestionar gamas de productos complejas y tener en cuenta tanto las necesidades de los clientes como los objetivos operativos.
Al mismo tiempo, complementa de forma útil la gestión de grupos de productos en las compras estratégicas al introducir una perspectiva orientada al mercado sobre las categorías de productos, mientras que la gestión de grupos de productos opera más desde una perspectiva de procesos internos.
2.1. Diferencias entre la gestión por categorías y la gestión por grupos de productos
Aunque ambos términos suelen considerarse meros sinónimos, existen diferencias sutiles pero relevantes entre la gestión de grupos de productos y la gestión de categorías. He aquí una visión diferenciada:
2.1.1. Similitudes entre ambos conceptos
Ambos conceptos persiguen objetivos similares:
- Mejorar la transparencia y la eficacia a lo largo de la cadena de valor
- Agrupación de artículos en grupos significativos para un mejor control y análisis
- Optimización de las gamas de productos, los precios, las relaciones con los proveedores y los procesos
2.1.2. Diferencias de enfoque y contexto de aplicación
Ambas formas de desarrollo de proveedores se utilizan mucho en la práctica, a menudo incluso combinadas. Mientras que los sectores intensivos en tecnología, como la industria automovilística, confían principalmente en el desarrollo activo, las empresas con productos estandarizados tienden a utilizar métodos pasivos. El uso modular de ambos enfoques permite reaccionar con flexibilidad a los distintos tipos de proveedores y requisitos del mercado.
| Función | Gestión de grupos de productos | Gestión de categorías |
|---|---|---|
| 1. antecedentes del término | Caracterizada por la industria/producción | Comercio/minorista caracterizado |
| 2. fijación de objetivos | Eficiencia interna, por ejemplo, adquisiciones, control de costes, desarrollo de proveedores | Orientación al mercado exterior, optimización del beneficio para el cliente |
| 3. aplicación típica | Departamentos de compras, gestión de materiales, producción | Departamentos de ventas, diseño de gamas de productos, empresas minoristasPresentación transparente del rendimiento |
| 4. enfoque de los datos | Revisión sistemática de los procesos y aspectos técnicos, de precios y específicos de los proveedores | Comportamiento de compra, datos de ventas, análisis de puntos de venta |
| 5. unidad de control | Comparación con los competidores y el mejor grupo de productos = concepto de control interno | Categoría = Agrupación orientada al beneficio del cliente |
| 6. papel del cliente | Se considera mayoritariamente indirecta | Está en el centro (¡vista del cliente!) |
2.1.3. Ejemplo práctico para aclarar
Para ilustrar mejor los conceptos respectivos, aquí tienes 2 ejemplos prácticos:
- Una empresa industrial resume los tornillos, tuercas y pernos en el grupo de productos “elementos de fijación”, para planificar mejor las compras y negociar los precios.
- Un minorista agrupa los cepillos de dientes, la pasta dentífrica y el hilo dental en la categoría “higiene bucodental”, porque los clientes demandan estos productos juntos.
2.1.4. Conclusión sobre la definición de los términos
La gestión por categorías está orientada al cliente y suele estar anclada en el comercio minorista. La gestión de grupos de productos está orientada al proceso y suele encontrarse en compras/industria. Ambos métodos se benefician mutuamente: la gestión por categorías proporciona la estructura interna, y la gestión por categorías la orientación al mercado externo. Las empresas con una estrategia híbrida suelen combinar ambos conceptos.
2.2. Definición y proceso de gestión por categorías
La gestión por categorías consiste en agrupar productos relacionados en las llamadas categorías, que se planifican, gestionan y optimizan de forma independiente. El objetivo es crear valor añadido para los clientes y aumentar los márgenes de beneficio mediante la gestión específica de estas categorías.
El proceso de gestión por categorías comprende varios pasos coordinados:
- Identificación y delimitación de categorías
- Analizar las necesidades de los clientes y la evolución del mercado
- Desarrollo de una gama de productos y una estrategia de precios
- Selección de proveedores adecuados y realización de negociaciones
- Seguimiento mediante KPI y previsiones
La gestión se basa en los datos, en particular a través del papel responsable del gestor de categorías, que recopila y analiza continuamente la información procedente de las ventas, las compras y el mercado.
2.3. Definición Category Manager - Función y tareas
El gestor de categorías desempeña un papel central en la gestión de categorías. Es responsable de garantizar que la categoría de producto correspondiente se gestione de forma comercialmente satisfactoria y orientada al cliente.
Sus tareas incluyen observar la evolución del mercado y de la competencia, reconocer tendencias y desarrollar continuamente la estrategia de la gama de productos. El Gestor de Categorías colabora estrechamente con otros departamentos, como Compras, Ventas y Marketing, para garantizar una visión holística de las necesidades del cliente. El Gestor de Categorías se convierte así en la interfaz estratégica y el coordinador entre la optimización de los procesos internos y la orientación al mercado externo.
2.4. Ejemplo práctico de gestión por categorías
Un ejemplo clásico de gestión por categorías se encuentra en el sector minorista. Allí, por ejemplo, todos los productos relacionados con “muebles de jardín para exteriores” se agrupan en una categoría. El gestor de categorías responsable analiza las cifras de ventas, planifica las promociones de temporada, selecciona a los proveedores adecuados y gestiona la ejecución mediante cuadros de mando de KPI y modelos de previsión.
Las empresas también están aplicando activamente este principio en las compras técnicas: están agrupando consumibles como tornillos, juntas y equipos de protección en una categoría separada, gestionándolos de forma centralizada mediante procesos coordinados y herramientas digitales, y así no sólo mejoran la seguridad del suministro, sino que también optimizan la rentabilidad mediante una agrupación estructurada y una gestión transparente.
3. fundamentos de la estrategia de grupos de productos
Una estrategia de grupo de productos es mucho más que un concepto teórico: es una herramienta de gestión orientada a la práctica que ayuda a que las compras sean específicas, eficientes y sostenibles. Porque sólo cuando la estrategia, la comprensión del mercado y los requisitos internos están alineados, puede alcanzarse el éxito en las compras de forma mensurable.
3.1. Por qué es importante una estrategia de grupo de productos y su desarrollo
Sin una estrategia clara, la gestión de grupos de productos sigue siendo reactiva, desestructurada y a menudo ineficaz. Sólo mediante el desarrollo específico de una estrategia de grupo de productos pueden perseguirse sistemáticamente objetivos como la rentabilidad, la seguridad del suministro o la mejora de la calidad. De este modo, también pueden reducirse considerablemente las compras disidentes, es decir, las compras incontroladas al margen de los procesos establecidos. El proceso de desarrollo se estructura como sigue:
- Analiza la demanda: ¿Qué bienes se necesitan cuándo, en qué cantidad y calidad?
- Comprender el mercado: ¿Qué proveedores hay disponibles, qué precios de mercado se aplican, cuál es el riesgo?
- Define objetivos: Ya se trate de ahorro, innovación o sostenibilidad, los objetivos marcan la dirección.
- derivar medidas: Por ejemplo, acuerdos marco, estrategias de aprovisionamiento o evaluaciones de proveedores.
- Documentación y comunicación: Las estrategias deben registrarse, actualizarse periódicamente y, al mismo tiempo, comunicarse con transparencia.
3.2. Plantilla y herramientas de estrategia de grupo de productos
Existen varias herramientas y plantillas para garantizar que las estrategias puedan crearse y aplicarse eficazmente. Por ejemplo, la matriz de Kraljic es adecuada para clasificar los grupos de productos en función del riesgo de suministro y el impacto en la empresa.
Las herramientas de un vistazo:
- Plantillas Excel: sencillas, flexibles y rápidas de usar para las pequeñas empresas
- SAP MM, Simmeth SC-Manager: Soluciones de software profesionales con plantillas, algoritmos y funciones de automatización
- Plantillas de estrategia: Facilitan la estructuración y garantizan que no se pase por alto ningún factor relevante
4. gestión de grupos de productos en compras
La gestión de grupos de productos sólo despliega todo su efecto cuando se integra de forma coherente en el proceso estratégico de compras. Es especialmente importante aplicar operativamente los resultados de la fase de análisis y estrategia y, al mismo tiempo, garantizar el apoyo de las partes interesadas internas.
4.1. Análisis y clasificación de grupos de productos
El primer paso es analizar exhaustivamente los datos de consumo: ¿Qué bienes se adquirieron en qué periodo y a qué precio? Con estos datos se pueden hacer clasificaciones claras.
| Herramienta / Método | Propósito |
|---|---|
| 1. Análisis ABC | Categorización según la cuota de valor |
| 2. principio de pareto | Centrarse en el 20 % de los grupos de productos que representan el 80 % de los costes |
| 3. matriz volumen-valor | Combinación de cantidad de consumo y volumen monetario |
Esta categorización sistemática crea una base sólida para otras medidas.
4.2. Uso de herramientas digitales
Las soluciones digitales desempeñan un papel central en la gestión moderna de grupos de productos. Esto se debe a que ayudan a automatizar procesos, realizar clasificaciones y permitir un control eficaz al mismo tiempo.
Ejemplos de herramientas y aplicaciones:
- Sistemas ERP como SAP: análisis automatizado de datos y asignación de grupos de productos
- Plataformas en la nube como BME: colaboración, evaluación comparativa, elaboración de informes
- Soluciones SaaS como SC-Manager: apoyo al análisis, la planificación y la elaboración de informes mediante cuadros de mando interactivos
También deberían ofrecerse formación y seminarios web para garantizar que las herramientas puedan utilizarse eficazmente
4.3. Tareas del jefe de grupo de productos
El jefe de grupo de productos es una figura clave en Compras. Su principal tarea es desarrollar una estrategia sólida para cada grupo de productos, aplicarla y optimizarla continuamente.
Sus tareas incluyen, entre otras
- Análisis y desarrollo de estrategias por grupo de productos
- Colaboración con los centros de demanda para aclarar los requisitos
- Gestión de proveedores: selección, desarrollo, evaluación
- Supervisión e información de la consecución de objetivos, ahorros y riesgos
5. grupos y categorías de productos típicos en la gestión de grupos de productos
Según el sector , los grupos de productos pueden diferir considerablemente. Sin embargo, muchas empresas siguen lógicas de clasificación establecidas para garantizar la transparencia y la comparabilidad.
5.1. Clasificación importante para el análisis y la estrategia de grupos de productos
Un enfoque probado para clasificar los grupos de productos consiste en clasificarlos en productos A, B y C, complementados con productos D
| Categoría | Descripción de la | Enfoque |
|---|---|---|
| 1. a-bienes | Estratégico, alto valor, bajo número | Apoyo intensivo, control centralizado |
| 2. bienes b | Valor medio y volumen | Revisión periódica |
| 3. bienes c/d | Número elevado, valor individual bajo | Normalización, automatización |
Esta categorización ayuda a desplegar los recursos de forma selectiva y, al mismo tiempo, a gestionar los gastos con sensatez.
5.2. Categorización en el sistema de compras para la gestión de grupos de productos
En los sistemas de compra digitales, los grupos de productos pueden asignarse específicamente y utilizarse simultáneamente con fines de control.
Los aspectos importantes aquí son:
- Designación y numeración normalizadas
- Estructuras de información claras para medir el éxito
- Posibilidad de categorización automatizada con ayuda del aprendizaje automático
Esto garantiza que la información fluya correctamente y que las decisiones puedan tomarse sobre la base de datos fiables.
5.3. Gestión de grupos de productos Ejemplos prácticos
Ejemplo práctico 1: Una empresa de ingeniería mecánica define los “componentes hidráulicos” como grupo estratégico de productos, analiza su estructura de proveedores y concluye acuerdos marco para todo el grupo.
Ejemplo práctico 2: Un grupo con unidades descentralizadas agrupa la adquisición de material de oficina mediante un sistema central de contratación electrónica. Como resultado, se consigue un ahorro de más del 20% gracias a la estandarización de las categorías y la negociación de precios.
Ejemplo práctico 3: Un proveedor de la industria del automóvil gestiona sus grupos de productos más importantes mediante cuadros de mando en tiempo real y mide cifras clave como la entrega a tiempo, la disponibilidad y las tendencias de precios, lo que permite reconocer los riesgos en una fase temprana e iniciar medidas rápidamente.
6. aplicación estratégica en la gestión de grupos de productos
La gestión estratégica de categorías sólo desarrolla todo su potencial cuando se traslada de la teoría a la práctica. Por tanto, es crucial aplicar de forma coherente las conclusiones de los análisis y las consideraciones estratégicas. Las estrategias definidas, la alta calidad de los datos, un marco de gobernanza claro y las herramientas digitales adecuadas desempeñan un papel clave en este sentido. La estrecha colaboración con los departamentos especializados es igualmente importante, ya que es la única forma de anclar eficazmente las medidas y lograr el éxito operativo.
6.1. Del análisis del grupo de productos a la aplicación
El paso del análisis a la aplicación requiere un enfoque estructurado y la participación de las partes interesadas. En primer lugar, deben seleccionarse estrategias adecuadas sobre la base del análisis del grupo de productos: basadas en datos, orientadas a objetivos concretos y, al mismo tiempo, realistas. El siguiente paso consiste en definir planes de acción, aclarar responsabilidades y fijar plazos concretos.
Es especialmente importante implicar activamente a todas las partes interesadas: Los solicitantes, la dirección de compras y las funciones vecinas, como el control o la tecnología. La formación y los talleres conjuntos ayudan a crear un entendimiento común y garantizan así la calidad de la aplicación.
Pasos importantes de la aplicación de un vistazo
- Planes de acción con responsabilidades claras
- Calendario, por ejemplo, fases piloto
- Formación para los empleados implicados
- Revisiones regulares del rendimiento basadas en KPI definidos
6.2. Utilización de palancas estratégicas en la gestión de grupos de productos
Se pueden utilizar varias palancas de forma selectiva para lograr objetivos estratégicos de forma eficaz. Una de las más eficaces es la celebración de acuerdos marco en combinación con la agrupación de volúmenes. Esto no sólo permite conseguir mejores condiciones, sino que también reduce los costes administrativos.
Otra palanca es el desarrollo de proveedores, por ejemplo mediante auditorías periódicas, proyectos conjuntos de innovación o formatos de diálogo basados en la colaboración, como la gestión de tareas del Gestor de SC integrada en la gestión de proveedores. Esto crea un valor añadido que va más allá de la mera optimización de precios.
La estrategia se complementa con análisis de “hacer o comprar”, que ayudan a las empresas a tomar decisiones de producción bien fundadas. Sobre todo en tiempos de mercados volátiles, este método puede ayudar a reducir las dependencias y a ampliar los servicios estratégicos internos de forma selectiva.
Palancas estratégicas:
- Acuerdos marco y agrupación de volúmenes para optimizar los precios
- Desarrollo de proveedores: de las auditorías a la co-innovación
- Análisis “fabricar o comprar”: decisión sobre si producir internamente o abastecerse externamente.
Estas palancas permiten aportar un valor real más allá del puro efecto precio.
7. aplicar y optimizar la gestión de grupos de productos
El éxito de la gestión de grupos de productos no termina con el desarrollo de la estrategia, al contrario: sólo despliega todo su efecto mediante la aplicación coherente y la optimización continua en las operaciones diarias y la estrategia. Es importante establecer los procesos de forma estructurada, implicar a los empleados y, al mismo tiempo, utilizar eficazmente las herramientas adecuadas. La consultoría externa también puede proporcionar un valioso impulso, por ejemplo en la selección de soluciones digitales o el desarrollo de las mejores prácticas.
7.1. Aplicar la gestión de grupos de productos
La introducción de procesos estructurados constituye la base de una aplicación eficaz. Es aconsejable utilizar plantillas y directrices de eficacia probada para minimizar el esfuerzo y, al mismo tiempo, garantizar la calidad de las medidas.
Otro factor de éxito es anclar las estrategias en el día a día de la empresa. La formación y las medidas de gestión del cambio que la acompañan garantizan que todos los implicados desarrollen un entendimiento común y apoyen activamente los nuevos procesos.
También ayuda utilizar ejemplos prácticos concretos de tu propia empresa o de sectores comparables para fomentar la aceptación y la motivación. Especialmente cuando los empleados reconocen inmediatamente las ventajas, la velocidad de implantación y la eficacia aumentan notablemente.
Elementos de una solicitud satisfactoria:
- Introducción de procesos claramente definidos
- Establecimiento de reuniones periódicas de revisión
- Integración en la actividad cotidiana (por ejemplo, mediante informes)
- Fomento de la aceptación interna mediante la formación
7.2. Optimización en la gestión de grupos de productos
La gestión de grupos de productos no es un proyecto puntual, sino un proceso de mejora continua. Por tanto, es importante revisar periódicamente las estrategias y hacer ajustes específicos cuando sea necesario, por ejemplo, utilizando KPI definidos, como el potencial de ahorro, los costes del proceso o la fiabilidad de la entrega.
También merece la pena utilizar sistemáticamente herramientas digitales para automatizar y aumentar la eficacia. Las herramientas basadas en flujos de trabajo, los cuadros de mandos y las funciones de clasificación automática contribuyen significativamente a aumentar la transparencia y la capacidad de control.
El equipo de compras debe dirigirse periódicamente a los departamentos especializados de forma específica, obtener su opinión y deducir de ella optimizaciones concretas. Sólo así se garantizará que las directrices estratégicas funcionen también en la práctica y puedan seguir desarrollándose continuamente.
- Ajuste de la estrategia basado en KPI:
El objetivo es alinear continuamente las medidas estratégicas con indicadores de rendimiento mensurables, como el ahorro, la fiabilidad de las entregas o los tiempos de rendimiento. - Uso de herramientas digitales como SC Manager:
El objetivo es reducir el esfuerzo manual, aumentar la transparencia y gestionar eficazmente todas las actividades del grupo de productos mediante cuadros de mando y flujos de trabajo automatizados. - Integración de los comentarios de los departamentos especializados:
El objetivo es garantizar la viabilidad y aceptación de las estrategias e incorporar valiosas sugerencias de mejora procedentes de las operaciones cotidianas. - Puntos de referencia y auditorías externas:
El objetivo es evaluar objetivamente nuestro propio rendimiento, reconocer el potencial de mejora y obtener nuevos impulsos para seguir desarrollándonos a través de perspectivas externas.
Esto garantiza que la gestión del grupo de productos sigue el ritmo de los objetivos de la empresa y contribuye activamente a la creación de valor.
8 Conclusión y resumen
La gestión por grupos de productos y la gestión por categorías son dos métodos complementarios que aportan eficacia y orientación al mercado en las compras. Mientras que la gestión por grupos de productos se centra principalmente en los procesos internos, la optimización de costes y el control estratégico, la gestión por categorías se orienta más hacia las necesidades del mercado y los clientes.
La clasificación sistemática de mercancías, los análisis sólidos y la gestión estratégica constituyen la base del éxito sostenible de las compras. Con el apoyo de herramientas digitales, una clara asignación de funciones y una optimización continua, las empresas pueden reforzar sus relaciones con los proveedores y su gestión global, así como aprovechar el potencial económico.
Es especialmente importante que las estrategias no sólo se desarrollen, sino que también se apliquen activamente, mediante procesos estructurados, revisiones periódicas y una estrecha colaboración con todos los departamentos pertinentes.
Si quieres utilizar con éxito la gestión por categorías, debes prestar atención a la calidad de los datos, a un modelo de gobernanza sólido y a la elección correcta de las herramientas. Al mismo tiempo, las mejores prácticas, la formación y la consultoría externa ayudan a transformar los conceptos estratégicos en ventajas competitivas concretas. En resumen: una gestión de categorías y grupos de productos bien pensada y aplicada no es un fin en sí mismo, sino un factor clave para el éxito de unas compras modernas, eficientes y preparadas para el futuro.
¿Quieres saber más sobre nuestra solución digital para la gestión de grupos de productos?