Dokumentenverwaltung

Die zentrale Verfügbarkeit von Dokumenten wie Verträgen, Zertifikaten oder auch Protokollen ist ein wichtiger Schritt zur Schaffung einer umfassenden Lieferanten-Informationszentrale. Volltextsuche Ihrer Schlagworte in den Dokumenten, kein zeitaufwändiges Suchen an diversen Ablageorten, kein Rätseln über die derzeit gültige Version: all dies Argumente, die eindeutig für die Integration einer Dokumentenverwaltung in das Lieferantenmanagement sprechen.

Viele Unternehmen verfügen bereits über Dokumentenmanagementsysteme, möchten aber trotzdem die Dokumente in Ihr Lieferantenmanagement integrieren. Um hier eine Doppelablage zu vermeiden, schaffen wir in unseren Projekten eine Direktverknüpfung von vorhandenen Ablagen mit der zentralen Lieferantendatenbank. So schaffen Sie Sich eine zentrale Lieferantendatenbank mit Zugriff auf alle relevanten Dokumente ohne Doppelablage. Wenn notwendig können sogar Berechtigungen auf Dokumentenzugriffe übernommen werden.

Oft ist es in Projekten gewünscht, dass bei der Ablage oder der Verknüpfung der Dokumente Kerninformationen wie Ablaufdatum, Notizen, Kommentaren oder Ansprechpartnern gesondert erfasst werden. Dies wird mit Hilfe unserer frei konfigurierbaren Erfassungsmasken in wenigen Handgriffen ermöglicht. 

Über die reine Dokumentenablage hinaus bergen die daran anschließenden Prozesse ein erhebliches Potential für Verbesserungen durch Software. Es können vielerlei Workflow unterstützt und automatisiert werden. So können zum Beispiel automatische Warnfunktionen wie Ampeln oder der Versand von Emails an das Ablaufdatum geknüpft werden. In Verbindung mit dem Lieferantenportal kann so der Lieferant auch direkt in den Workflow eingebunden werden.

Nicht zuletzt stehen auch alle frei gegebenen Dokumenteninformationen Ihrer SC-Manager Informationszentrale den Analysen und dem Berichtswesen umgehend zur Verfügung.

Ihr Nutzen - Ihr ROI:

  • vollautomatische Zusammenführung in ein zentrales Informationssystem spart Such- und Ablageaufwand
  • Zentral gesteuerte Suchfunktionen über alle Dokumente sparen enorm viel Zeit!
  • Hinterlegung oder Übernahme von Zugriffsberechtigungen
  • Erfassungsmasken für Kern- und Zusatzinformationen sorgen für Übersichtlichkeit und ersetzen „verstreute“ Excel Landschaft
  • Versionierung vermeidet Fehler
  • Visuelle Warnsignale und automatischer Mailversand unterstützen die Workflows
  • Automatisierung bedeutet auch Fehlervermeidung!
  • automatische Erstellung der Auswertungen und Berichte erspart erheblichen Erstellungsaufwand

 

 

 

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