Einkauf 4.0. im Anlagenbau: globales Lieferanten­management bei der Humboldt Wedag GmbH

Mit über 160 Jahren Erfahrung in der Zementindustrie ist die Humbold Wedag GmbH (KHD) ein weltweit führendes Unternehmen im Bereich der Zementanlagentechnik, -ausrüstung und -dienstleistungen.

Ende 2019 startete der strategische Einkauf der KHD das Projekt „Einkauf 4.0.“, welches die Bereiche Organisation und Prozesse, Management und Mensch, Geschäftsmodelle sowie Technologie und Systeme umfasst. Eines der Fundamente hierfür ist die Digitalisierung des Einkaufs mit einem globalen Lieferantenmanagementsystem (LMS) auf Basis der Softwarelösung SC-Manager des deutschen Softwareherstellers Simmeth System GmbH. Die Software ist im modularen Baukastenprinzip entwickelt und konnte so passgenau auf die Prozesse und Anforderungen der KHD zugeschnitten werden.

Über das zentrale LMS hat der KHD Einkauf nun alle Informationen zu den Lieferanten übersichtlich und in Echtzeit zur Verfügung. Das sind zum Beispiel deren Stammdaten, Artikel, Preise, Bestellungen, Rechnungen sowie Dokumente und deren Fälligkeitstermine. Der SC-Manager sammelt diese Informationen automatisch aus internen KHD Quellen wie SAP und dem Dokumentenmanagement als auch aus externen Quellen wie den Lieferanten selbst oder sogar aus dem Internet.

Dies geschieht über das integrierte Lieferantenportal, über das direkt mit den Lieferanten kommuniziert wird. Dort erfassen die Lieferanten nun schon bei ihrer Qualifikation alle benötigten Informationen selbst und laden geforderte Dokumente hoch. Die Einkäufer müssen die Infos und Dokumente nur noch prüfen. Auch Preisanfragen und Bestellungen erhält und bearbeitet der Lieferant nun direkt im Lieferantenportal. Bei Prozessabweichungen, also zum Beispiel abgelaufene Dokumente oder nicht bestätigte Bestellungen, warnt die Software den Einkauf und die Lieferanten über Mail und Ampelsignale.

Die Performance der Lieferanten wird über eine integrierte Lieferantenbewertung mitlaufend erhoben und ausgewertet. Die Ergebnisse werden direkt in ein Maßnahmenmanagement überführt, deren Bearbeitung durch den Einkauf und betroffene Lieferanten wiederum im LMS beziehungsweise im Portal erfolgt. Ergänzt wird die Gesamtbeurteilung der Lieferanten übrigens durch ein integriertes Risikomanagement.

Mit dem SC-Manager verfügt der Einkauf nun nicht nur ein umfassendes strategisches Lieferantenmanagement, sondern es werden auch operative Prozesse digitalisiert, automatisiert und dadurch maßgeblich verbessert.

„Allein durch die Neugestaltung des Bestellprozesses konnten die Kosten pro Bestellvorgang von € 238,16 im ersten Schritt auf € 168,55 gesenkt werden. Nach kompletten Roll-Out werden diese Kosten auf € 74,98 sinken, was eine Kosteneinsparung von über € 400.000, - pro Jahr bedeutet.“, so Tom Thönnessen, Projektleiter strategischer Einkauf der KHD. Und weiter: „Weitere Ersparnisse werden durch eine zuverlässige Steuerung der globalen Supply-Chain in Echtzeit realisiert“.

Hierfür wurden eine neue Freigabestrategie und die Übermittlung der Bestellungen mit allen zugehörenden Dokumenten über das LMS komplett digitalisiert. Der Lieferant erhält nach Auslösung der Bestellung eine Infomail und bearbeitet diese dann direkt im Lieferantenportal. Er kann sich alle relevanten Dokumente selbst herunterladen, den Bestätigungstermin eingeben und die Auftragsbestätigung hochladen. Über die Bestätigung des Lieferanten wird wiederum der Einkauf automatisch informiert und kann die Infos sofort im LMS einsehen. Die Informationen und Dokumente fließen vom LMS automatisch auch zurück ins SAP.

So konnten im ersten Jahr des Live Betriebs nicht nur spürbare Prozessverbesserungen erreicht, sondern darüber hinaus enorme, direkt messbare Einsparungen nachgewiesen werden.

Der Roll-Out des SC-Managers geht bei KHD kontinuierlich weiter. Zum einen wird die Anzahl der angebundenen Lieferanten erhöht, zum anderen werden weitere Länder wie China, Amerika und Indien angebunden. Darüber hinaus werden der funktionale Umfang und der Kreis der eingebundenen Mitarbeiter Schritt für Schritt erweitert. „Durch die Umsetzung können wir die strategischen Beschaffungsziele mit Leichtigkeit umsetzen und die Kennzahlen in Echtzeit global an allen Standorten messen“ sagt Alexander Kranz, Head of PE Execution.