Workflowmanagement als Erfolgsfaktor in Unternehmen
Ein Unternehmen kann nur erfolgreich sein, wenn sämtliche Vorgänge, sei es im Einkauf, in der Produktion, im Vertrieb oder in der Buchhaltung so organisiert und aufeinander abgestimmt sind, dass alle Geschäftsprozesse ineinandergreifen und so zu einem geschäftlichen Gesamtkonstrukt werden. Das Workflowmanagement lenkt, koordiniert und optimiert sämtliche Vorgänge.
Das Workflowmanagement und seine Bedeutung im Rahmen von Geschäftsprozessen
Der Begriff Workflow bedeutet im Grunde nichts anderes als Arbeitsablauf. Ein solcher wiederum wird charakterisiert als räumlich und zeitlich definierte Reihenfolge zusammengehöriger funktionaler, physikalischer oder technischer Arbeitsabläufe, die an einem Arbeitsplatz ausgeführt werden.
Für Unternehmen ist die größte Herausforderung, eine effiziente Steuerung, Kontrolle und Optimierung sämtlicher unternehmensinterner Prozesse zu gewährleisten. Nur wenn dies gelingt, ist ein störungsfreier Ablauf garantiert. Das ist eine zeit- und arbeitsaufwendige Koordinationsaufgabe, da zahlreiche verschiedene Abteilungen mit eingebunden werden müssen. Je größer und komplexer ein Unternehmen, desto größer die Herausforderung, ein effizientes Workflowmanagement zu implementieren.
Zu den nachweislich wichtigsten Bereichen hinsichtlich eines funktionierenden Workflows zählen die Produktion sowie die Lagerlogistik. Kommt es in einem dieser Bereiche zu Störungen, gerät das erwähnte Gesamtkonstrukt ins Ungleichgewicht und es kommt zu Verzögerungen bei der Herstellung und bei der Auslieferung von Produkten bzw. Dienstleistungen. Hier bieten effiziente Software-Lösungen für das Lieferanten-, Lager- und Logistikmanagement eine digital basierte Unterstützung für das Workflowmanagement und sorgen an diesen Stellen für eine Workflow Optimierung.
Ein modernes Workflowmanagement zeichnet sich zunächst einmal durch ein System aus, das sich über geeignete Schnittstellen leicht in bereits vorhandene Systeme integrieren lässt. Gibt es standardisierte Abläufe, kann ein solches Workflowmanagement-System die einzelnen abzuarbeitenden Arbeitsschritte klar strukturieren und den jeweiligen Prozessstatus überwachen. Im Idealfall gewährleistet ein gutes System beim Workflowmanagement ein deutlich vereinfachtes Monitoring sämtlicher Abläufe und Termine sowie eine Optimierung des Informationsflusses. Zudem garantiert es die Einhaltung von vorgegebenen Bearbeitungsreihenfolgen, verkürzt Durchlaufzeiten und ist im Bereich der Benutzerrechte in der Lage, diese zuzuteilen und zu kontrollieren. Darüber hinaus sorgt ein digital-basiertes System für eine optimierte Dokumentation.
Workflowmanagement als Bestandteil des Supply-Chain-Managements
Das Workflowmanagement ist stets ein Teil des gesamten Supply-Chain-Managements in Unternehmen. Daher sind effiziente Supply-Chain-Managementsysteme bzw. eine SCM-Software wesentliche Grundlagen, auf denen Sie den Workflow optimieren können.
Diese SCM-Software ist in der Lage, die wichtigsten Informationsquellen mithilfe intelligenter Algorithmen zu verknüpfen und durch Smarte Workflows Prozessabläufe zu optimieren. Zudem überwacht die Software alle Prozesse und verfügt über eine Warnfunktion, sollten Abweichungen drohen. Darüber hinaus steuert sie über Automatismen jedwede Kommunikation, die sich entlang der Supply-Chain ergibt. Dazu kommt ein übersichtliches Reporting der wesentlichen Kennzahlen, durch das größtmögliche Transparenz entsteht.
Transparenz beim Workflowmanagement sorgt für Optimierung
Damit man das Workflowmanagement optimieren kann, ist es notwendig, die wesentlichen Kennzahlen vor Augen zu haben, denn nur mit ihnen lassen sich Prozesse im Rahmen des Supply-Chain aktiv steuern, verändern und verbessern. Deshalb ist Supply-Chain-Monitoring für jedes Unternehmen eine wesentliche Aufgabe. Hierfür können sogenannte KPI-Cockpits genutzt werden. Sie zeigen mithilfe von Key-Performance-Indikatoren den jeweils aktuellen Status einzelner Prozesse an und geben so Aufschluss über die Effizienz des Workflows.
Die entsprechenden Kennzahlen werden auf interaktiven Dashboards sehr übersichtlich visualisiert. Solche Dashboards bieten darüber hinaus auch die Möglichkeit, mithilfe intuitiver Grafiken eine zeitnahe Ursachenanalyse durchzuführen und bei Bedarf zielorientierte Maßnahmen zu ergreifen, die eine Workflow Optimierung ermöglichen.
Digitales Workflowmanagement mit dem SC-Manager von Simmeth
Mussten früher die Arbeitsabläufe persönlich überwacht und gesteuert werden, so übernimmt diese Aufgaben heute ein digital-basiertes Management-System. Der SC-Manager von Simmeth fungiert als digitales Steuerungs-, Informations- und Kommunikationszentrum. Sie informiert umfassend und unmittelbar zu jeglichen relevanten Arbeitsvorgängen und optimiert diese mithilfe integrierter, digitaler und Smarter Workflows.
Solche Management-Systeme für den Workflow erfordern die Expertise eines auf Softwareentwicklung spezialisierten Unternehmens, das aufgrund seiner Erfahrung in der Lage ist, ein Unternehmen auch hinsichtlich der Integration zu unterstützen und das auch für weiterführende Fragen während des Programmbetriebs zur Verfügung steht. Als innovativer B2B Softwareanbieter im Bereich Supply-Chain-Management mit Schwerpunkt Lieferantenmanagement ist es die Aufgabe, Kunden ein zuverlässiger, praxisorientierter Partner zu sein. Der SC-Manager deckt den gesamten Supplier Lifecycle ab und sorgt für ein exzellentes Qualitätswesen, liefert Supply-Chain Kennzahlen sowie ein transparentes Reporting.
Haben Sie weitere Fragen dazu, wie wir Ihr Workflowmanagement optimieren können? Dann nehmen Sie Kontakt zu unserem Team auf.