Acerca de Regionetz:
Uno de los mayores operadores de redes de la región de Aquisgrán se puso en marcha a principios de 2018 con el nombre de Regionetz. Regionetz es una empresa con casi 800 empleados y agrupa todas las tareas relacionadas con la construcción, explotación, gestión de redes, gestión de activos y contadores en las áreas de redes de electricidad, gas, calefacción y agua en la ciudad de Aquisgrán, la región de la ciudad de Aquisgrán y partes de los distritos de Heinsberg y Düren. Aquisgrán también es responsable de la gestión operativa del sector de las aguas residuales.
Regionetz es una cooperación entre dos socios a partes iguales, lo que también se refleja en la distribución de las acciones de la empresa: Stadtwerke Aachen Aktiengesellschaft posee algo más del 50% de la nueva empresa, mientras que EWV, Energie- und Wasser-Versorgung GmbH, Stolberg, posee algo menos del 50%.
El proyecto:
Gestión de grupos de productos:
En 2024, Regionetz amplió su sistema modular de gestión de compras «SC-Manager» de Simmeth System, establecido desde hace muchos años, para incluir el módulo de «gestión de grupos de productos».
Esto significa que, mientras que las herramientas de gestión de proveedores, como el portal de proveedores, funcionan sobre la base de cuentas por pagar, la gestión de grupos de productos asigna toda la información a los grupos de productos, la muestra en una vista general central y la complementa con cifras clave relevantes, como el volumen de pedidos a nivel de grupo de productos. Se puede ver inmediatamente qué proveedores contribuyen a qué grupo y con qué volumen.
Hardy Creutz, experto en métodos y procesos de compras de Regionetz: «Ahora es muy fácil distinguir lo esencial de lo no esencial en los grupos de productos. Ahora tenemos todas las cifras, datos y hechos sobre los grupos de productos de un vistazo».
Compras Estratégicas también utiliza esta transparencia para derivar objetivos estratégicos y evaluaciones de riesgos, que pueden almacenarse directamente con el grupo de productos en la herramienta. Los grupos de productos críticos, por ejemplo los que tienen grandes volúmenes de pedidos y un único aprovisionamiento, se identifican inmediatamente y se toman medidas.
Firma digital y portal de proveedores:
Tras la exitosa integración del módulo de gestión de grupos de productos SC-Manager, Regionetz está dando el siguiente paso hacia la simplificación de procesos: la firma digital integrada. Esto permite a Regionetz transmitir documentos a los proveedores para su firma digital directamente desde el archivo de proveedores de SC-Manager, que luego son firmados digitalmente por el destinatario. Los documentos firmados y los registros de firma se almacenan automáticamente en el expediente del proveedor y pueden ser consultados inmediatamente por el departamento de compras. Por supuesto, los proveedores también tienen acceso a través del portal de proveedores de SC-Manager.
El portal de proveedores es utilizado por Regionetz en particular para calificar a los proveedores mediante autoevaluación y para almacenar los documentos necesarios. Recientemente se ha introducido un asistente de flujo de trabajo para ayudar a los proveedores guiando a los usuarios paso a paso a través de los procesos necesarios con un simple clic del ratón.
Evaluación de proveedores:
El módulo de evaluación de proveedores «SC-Evaluator» ha sido la base de la gestión estratégica de compras y proveedores en Regionetz durante muchos años. Sólo en 2024 ya se han realizado 14 evaluaciones con más de 3.000 cuestionarios cumplimentados.
¿Por qué son necesarias estas evaluaciones? Hardy Creutz explica: «Este año, Regionetz ya ha llevado a cabo varias certificaciones, como la de seguridad informática, la ISO 9001 o la TSM (gestión de seguridad técnica), para las que las evaluaciones actualizadas y fundamentadas de los proveedores eran un requisito previo importante. Por ejemplo, recientemente se ha realizado una auditoría ISMS para la ISO 27001, para la que se requiere una evaluación actualizada de los proveedores relevantes». Para ello, basta con iniciar una encuesta con un clic del ratón y los departamentos correspondientes reciben un cuestionario en línea.
Los criterios externos, como los resultados de la evaluación de las instalaciones Regionetz, también pueden incluirse como criterios en el cuadro de mando.
A continuación, los resultados de la encuesta se calculan de forma transparente en una puntuación de evaluación mediante un cuadro de mando ponderado y se presentan de forma transparente en cuadros de mando e informes.
«Los auditores llevan años entusiasmados, sobre todo por el nivel de detalle de los análisis de evaluación», afirma Hardy Creutz.
Desarrollo de proveedores y gestión de acciones:
Del mismo modo, las evaluaciones de proveedores constituyen una base importante para las auditorías periódicas de proveedores. En este caso, Regionetz apuesta por una gestión de acciones estructurada, en la que las tareas se asignan y distribuyen directamente en el software SC-Manager en función de los resultados de la evaluación.
Cifras clave e informes:
La aplicación «KPI-Monitor» de SC-Manager se utiliza en Regionetz para garantizar la transparencia del proceso. En ella se visualizan los KPI relacionados con el proceso, como los pedidos pendientes o los análisis ABC del volumen de compras, en cabinas y cuadros de mando de KPI, a los que tienen acceso los departamentos pertinentes, controlados por autorizaciones. También en este caso, las tareas se derivan directamente de los ratios, que a su vez se gestionan directamente en la herramienta.
Los cuadros de mando y los cockpits no sólo muestran los KPI en relación con los proveedores, sino también desde todas las perspectivas deseadas, ya sea para evaluaciones de proveedores, vistas generales de grupos de productos o análisis detallados de pedidos.
Análisis de compras:
Basándose en los detalles de los pedidos, Simmeth ha desarrollado a su vez otra herramienta pragmática que a Regionetz le gusta utilizar: el análisis de compras Maverick. «Lo que antes nos llevaba mucho tiempo y esfuerzo determinar mediante hojas de Excel, ahora lo podemos analizar en 1-2 minutos», afirma Hardy Creutz.
Conclusión:
Regionetz es un ejemplo de digitalización ejemplar en la contratación de empresas de suministro energético y muestra cómo las tecnologías modernas pueden contribuir a la optimización y la transparencia en la contratación. Hardy Creutz lleva décadas siendo un visionario del uso inteligente de la tecnología digital en la contratación, sin olvidar su relevancia práctica. Resume: «La transparencia, la disponibilidad y la trazabilidad son factores importantes para nosotros en las compras de Regionetz. Y no sólo para Compras, sino para todos los destinatarios, como proveedores, departamentos especializados y auditores, por ejemplo. Al mismo tiempo, es posible concentrarse en los elementos de Compras que son importantes para la empresa. Y esto está garantizado con las herramientas de SC-Manager y con Simmeth System y sus pragmáticos asesores.