Gestión de proveedores en la feria Munich con Simmeth System

Con más de 50 ferias propias de bienes de equipo, bienes de consumo y nuevas tecnologías en Múnich y en el extranjero, la Messe München es una de las empresas feriales más importantes del mundo. La Messe München organiza actualmente 10 ferias internacionales líderes, entre ellas la bauma, la feria más grande del mundo en cuanto a superficie de exposición.

En 2011, la Messe München lanzó el "SPEED Project Procurement Optimisation". El objetivo era optimizar las compras estratégicas y operativas con el fin de utilizar esta estrategia para aumentar la eficiencia de la central de compras de la Messe München. Un componente importante del sistema de este proyecto fue la introducción de una evaluación de proveedores apoyada por el sistema en el primer paso, que luego se incorporó en un sistema de gestión de proveedores central, uniforme y completo en el segundo paso. Con la solución de software SC-Manager de Simmeth System, estos módulos de proyecto pudieron integrarse perfectamente.

El núcleo del proyecto es una base de datos central como base de información, que se sincroniza con los datos maestros de los proveedores, así como con todos los datos de pedidos y facturas del sistema ERP. Los certificados, testimonios, contratos y todos los demás documentos de los proveedores también se almacenan en la base de datos y se gestionan de forma centralizada. Entre otras cosas, el sistema calcula los tiempos de vencimiento del contrato y notifica automáticamente al departamento de compras por correo electrónico las fechas correspondientes. Los ratios importantes como los volúmenes de pedido y de factura se determinan continuamente y están a disposición de los compradores con funciones prácticas de análisis y notas de desviación. 

Los datos básicos del sistema de planificación de los recursos institucionales se complementan con amplia información adicional, como indicadores de riesgo e información sobre los proveedores. Las autodivulgaciones se obtienen del proveedor a través de un flujo de trabajo por correo electrónico y se actualizan regularmente.

Los proveedores potenciales que aún no se encuentran en el maestro de proveedores del sistema ERP también pueden registrarse y precalificarse, y están disponibles para compras en la gestión central de proveedores.

Con la ayuda de la evaluación de proveedores, las fortalezas y debilidades de los proveedores se recopilan de forma regular y estandarizada a través de cuestionarios basados en la web, que se distribuyen automáticamente a los departamentos especializados por correo electrónico. Los resultados se calculan de forma transparente mediante un cuadro de mando y están a disposición de los compradores en la gestión de proveedores en cualquier momento para un análisis detallado y discusiones con los proveedores.

"Con el software de Simmeth System, nuestro departamento de compras dispone ahora de un sistema de gestión de proveedores definido, coordinado y documentado con precisión. Un componente importante de nuestro proyecto "SPEED Project Procurement Optimization" podría llevarse a cabo con éxito", dice Peter Melber, Jefe de Compras Centrales de la Messe München, al evaluar el exitoso proyecto.

Con la gestión de proveedores de Simmeth System, el departamento central de compras de la Messe München dispone de una herramienta central para las compras estratégicas y de una herramienta para el día a día en las compras operativas. Procesos tales como la auto divulgación regular de los proveedores ahora se llevan a cabo apoyados por el sistema en flujos de trabajo controlados. Se suprimieron los subsistemas distribuidos y se integraron en la solución de base de datos central.

"La calidad de los datos maestros ha aumentado en un 80 por ciento en poco tiempo gracias a la transparencia y claridad del sistema de gestión de proveedores", comenta Katharina Dedler, responsable de la gestión estratégica de aprovisionamiento de la Messe München.

"La evaluación de proveedores con sus claros cuestionarios web es fácil de realizar y goza de un alto nivel de aceptación", añade Isabelle Heckmann-Zimmermann, compradora estratégica de la Messe München. "En el tercer año de evaluación desde la introducción del sistema, se evaluaron más de 152 proveedores con la ayuda de más de 566 cuestionarios enviados. Ahora tenemos una excelente base de datos como punto de partida para discusiones y desarrollo sistemático de proveedores".