Compras 4.0. en ingeniería de plantas: gestión global de proveedores en Humboldt Wedag GmbH

Con más de 160 años de experiencia en la industria del cemento, Humbold Wedag GmbH (KHD) es un líder mundial en tecnología, equipamiento y servicios de plantas de cemento.

A finales de 2019, el departamento de compras estratégicas de KHD puso en marcha el proyecto "Compras 4.0.", que abarca las áreas de organización y procesos, gestión y personal, modelos de negocio y tecnología y sistemas. Uno de los fundamentos de esto es la digitalización de las compras con un sistema de gestión global de proveedores (LMS) basado en la solución de software SC-Manager del fabricante Alemán de software Simmeth System GmbH. El software se desarrolla de forma modular y, por lo tanto, podría adaptarse con precisión a los procesos y requisitos del KHD.

A través del LMS central, el departamento de compras de KHD tiene ahora toda la información sobre los proveedores claramente organizada y disponible en tiempo real. Esto incluye, por ejemplo, sus datos maestros, artículos, precios, pedidos, facturas, así como documentos y sus fechas de vencimiento. El SC-Manager recoge automáticamente esta información de fuentes internas de KHD como SAP y la gestión de documentos, así como de fuentes externas como los propios proveedores o incluso de Internet.

Esto se hace a través del portal integrado de proveedores, que se utiliza para comunicarse directamente con los proveedores. Allí, los proveedores introducen ahora ellos mismos toda la información requerida durante su calificación y cargan los documentos necesarios. Los compradores sólo tienen que comprobar la información y los documentos. Los proveedores también reciben y procesan ahora consultas sobre precios y órdenes de compra directamente en el portal de proveedores. En caso de desviaciones del proceso, por ejemplo, documentos caducados o pedidos no confirmados, el software advierte al departamento de compras y a los proveedores mediante correo y semáforos.

El rendimiento de los proveedores se recopila y evalúa continuamente mediante una evaluación integrada de los proveedores. Los resultados se transfieren directamente a un sistema de gestión de acciones, que luego es procesado por las compras y los proveedores afectados en el LMS o portal. La evaluación general de los proveedores se complementa con una gestión integrada de los riesgos.

Con SC-Manager, el departamento de compras no sólo cuenta ahora con un amplio sistema de gestión estratégica de proveedores, sino que los procesos operativos también están digitalizados, automatizados y, por tanto, mejorados de forma significativa.

"Sólo con el rediseño del proceso de pedido, los costes por transacción de pedido se redujeron de 238,16 euros en el primer paso a 168,55 euros. Después del despliegue completo, estos costes bajarán a 74,98 euros, lo que significa un ahorro de costes de más de 400.000 euros, - por año", dice Tom Thönnessen, director de proyectos de compras estratégicas en KHD. Y además: "Se obtienen más ahorros mediante un control fiable de la cadena de suministro mundial en tiempo real".

Para ello, se digitalizó completamente una nueva estrategia de liberación y la transmisión de las órdenes de compra con todos los documentos asociados a través del LMS. Una vez que el pedido se ha disparado, el proveedor recibe un correo informativo y luego lo procesa directamente en el portal del proveedor. Puede descargar todos los documentos relevantes por sí mismo, introducir la fecha de confirmación y cargar la confirmación de la orden. Compras es informado automáticamente de la confirmación del proveedor y puede ver inmediatamente la información en el LMS. La información y los documentos también fluyen automáticamente desde el LMS de vuelta a SAP.

De esta manera, no sólo se lograron notables mejoras en los procesos durante el primer año de funcionamiento, sino que también se demostraron enormes ahorros directamente mensurables.

El despliegue del SC-Manager continúa en el KHD. Por un lado, se aumenta el número de proveedores conectados, por otro lado, se conectan otros países como China, América y la India. Además, el ámbito funcional y el círculo de empleados integrados se ampliarán paso a paso. "A través de la implementación, podemos realizar los objetivos de adquisición estratégica con facilidad y medir las cifras clave en tiempo real a nivel mundial en todos los lugares", dice Alexander Kranz, Jefe de Ejecución de PE.